公文处理教案(第三讲公文格式).ppt

关于公文处理教案(第三讲公文格式)作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。

一、公文格式标准化的意义

1、含义：公文格式简言之就是公文的表现形式，它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。

2、公文的介质：纸介质是公文的基本表现形式，行政公文是具有法定效力的公务文书，其作用是管理国家行政事务。

3、公文的内容是核心要素，围绕着公文内容必然产生其他的要素，如：公文要给谁看就产生了公文的主送，抄送，公文的内容何时生效就产生了公文的成文时间和印章等，规定公文由哪些要素组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序，所处位置及标识方法是公文格式最终要解释的问题。

4、意义：公文格式的规范化和标准化是公文这一特定文书的形式所必须要求的。格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误。如：字号编排混乱，印章与日期分离，生效时间错误，没有版记，标题与内容不一致等。第2页,共19页，2024年2月25日，星期天公文格式标准化是体现公文水平和质量一个重要组成部分，如果公文的起草和印制缺乏统一的规定和要求，不仅影响公文的美观，不便于公文的管理，而且导致公文发生差错，造成重大失误，因此公文格式标准化并不是一个单纯的技术问题，通过这项工作可以促进日常管理工作的规范化，减少差错和失误，提高管理水平，保证公文效力的发挥。这是依法行政的需要和公文处理规范有序的需要。

二、公文格式标准化的必要性

1、公文格式标准化是公文的性质所决定的

行政公文具有法定效力，这是由其性质所决定的，是区别于其他文字材料的最根本的特征，对公文的法定效力，有以下几点理解：

其一：公文的法定效力是由于公文的制发机关是依照国家法律成立并授予相应行政职权的机关之一就是制发国家机关公文。

其二：公文的法定效力必须在各自的职权范围内发挥，不能失职也不能越权。

其三：公文的法定效力具有强制性。如果没有强制性，法定效力就是一句空话。第3页,共19页，2024年2月25日，星期天三、公文格式

新《办法》规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。

（一）眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1、公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。第4页,共19页，2024年2月25日，星期天2、秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3、紧急程度。急件公文分为特急、急件两种。其中，电报应当分别标识特提、特急、加急、平急。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。第5页,共19页，2024年2月25日，星期天4、发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX15m。。联合