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订单管理程序

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CH1027-2012

订单管理程序

01

年月日次

1目的

规定对顾客合同或订单进行评审和更改的管理方法和程序，以确保合同各项要求（包括顾客的特殊要求）是明确合理的，保证100%的按期交付，满足顾客要求。

2范围

适用于公司同顾客之间所签订或接受的一切或接受的一切产品销售合同或订单及交货的管理

3．职责

3．1市场部负责指导整个运输过程和对运输和交付的监控，负责接收、组织评审和签订订单（合同），制订销售计划和发货计划，并对交付情况作跟踪记录。

3．2生产部负责根据销售计划/发货计划，库存和生产能力编制生产计划，满足交付要求，并对及时交货能力进行评审。

3．3仓库办理装车、出厂手续。

3．4新产品开发合同，开口合同和价格协议的评审由总经理或副总经理负责组织实施。

3．5市场部负责对产品的价格、法律条款及市场及状况的评审。

3．6技术开部负责对技术保障能力和顾客特殊特性的评审。

3．7品质部负责对质量/环境/安全保证能力的评审。

3．8采购部负责对材料供应能力的评审。

4．过程的要求

4．1开口合同的管理

4．1．1开口合同的管理流程图CH1027-A

4．1．2在接到顾客的年度开口合同后，由总经理或副总经理负责组织相关部门对顾客的要求和市场形势进行评审，评审结果应保存于市场部并作为顾客档案的一部分予以管理。

4．1．3该评审结果可作为制定公司销售预测计划和整个年度生产安排的参考，而不是正式的依据。

4．1．4每年年底市场部，应根据顾客的实际下达的定单量相对本年度顾客开口合同的符合性进行统计，分析结果应反馈给相关部门，以利于下年度的销售和生产工作的改进。

4．2销售合同的管理

销售合同的管理流程图

4．2．1市场调查

市场部应通过行业协会，网络、报刊杂志，电视媒体等渠道了解销售信息，全面了解国内外市场趋势和现状及竞争对手的状况，每季度整个形势“市场分析报告”（CH1027-01）提交管理层进行决策。

4．2．2目标顾客的确定

市场部通过不间断地对市场进行调查分析，对顾客进行分类，全面准确地了解和收集顾客对公司产品的需求信息，有利于管理层基于调查分析的结果确定目标顾客市场，制定出公司“市场业务部”（CH1027-02）。

4．2．3在市场开发部或商务洽谈时，若与顾客达成工厂单意向，市场部授权人员与顾客拟订销售合同。

4．2．4合同评审按照本程序4。3。3条款规定进行。

4．3合同/订单的管理

4．3．1合同/订单评审流程见（CH1027-C）

4．3．2订单分类

4．3．2．1常规订单，指同时满足以下条件的合同。

——产品技术要求符合现有公司产品标准的要求，

——产品属于公司产品目录中所列类别

——产品数量与交货期在有成品库存或生产计划能满足的范围之内

——产品包装要求交货合同现有包装规范的要求。

4．3．2．2非常规定单，指上述四条中任意一条不满足的订单。

4．3．2．3以口头或电话达成的要货协议，市场部在接受订单时必须将顾客的要求整理并形成“口头/电话订单记录”（CH1023-03）。

4．3．3合同或订单评审方法

4．3．3．1客服部按照本程序4。3。2对订单进行分类

4．3．3．2在进行预期产品的合同评审时，由市场部组织技术开部、品控部，采购部对部品的制造可行性进行分析（参照《产部设计控制程序》（CH1029）的规定），分析结论可行时，方可签订合同。

4．3．3．3形式审查

接到顾客订单（合同），首先应由市场部业务人员进行形式评审，以明确以下内容。

——明确产品的名称/型号、数量、计量单位、价格、交货期限。

——明确顾客所执行的标准及质量要求（包括特殊性）。

——明确货的地点和方式

——明确结算方式及付款条件

——明确双方违约责任

以上条款必须加以明确规定，对定单中提出的特殊要求进行确认，确保订单要求清楚明确，文字表达清晰，无异议。

4．3．3．4常规订单客服部进行评审。

4．3．3．5非常规定单的评审

顾客在合同或订单签订前，单独提供或作为合同一部分提供采购标准，技术协议价格协议、包装协议、质量协议类文件，由相关部门组织评审，并把评审结果传递到市场部，顾客要求有变化时应重新评审，顾客提供的该类文件按客户提供文件进行管理，需要时向相关部门发放。

技术评审确认能满足顾客要求后，若顾客无其他方面的特殊要求时，市场部则按照常规订单评审方法进行评审，若顾客还有其他方面的特殊要求，则由市场根据需要组织生产部，技术部、品质品中等相关部门进行评审，顾客对公司质量管理体系有要求时，公司应在管理者代表的组织下进行质量体系评审，要求时间向顾客提供评审的依据。

合同/订单评审