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秘书机构主要职责介绍

1.沟通信息

当代秘书的重要作用之一就是充当领导的参谋和助手，要做一个诸葛亮式的

高明参谋，除了自身的基本素质条件，还必须勤于收集信息，为辅助决策准备充

足的材料和依据。沟通信息的工作周而复始，永远没有尽头，是秘书机构永恒的

职能。

____组织协调

无论是传统的秘书机构还是现代秘书机构，办文、办会、办事都是其最基本

的任务。秘书机构在辅佐领导实施管理这一角度来说，它实际上就是办事机构。

然而秘书机构又往往不直接办理某一具体的事务，它主要是在其中起组织和协调

作用。

一个组织在活动过程中，各个单位或部门能否和谐地配合，决定着组织功能

的发挥程度。现代社会的各种组织系统结构复杂、分工细密，不协调的因素是普

遍存在的，这就需要一种力量经常性地进行协调，秘书机构处于联系上下、左

右、内外的中介位置，便于进行协调工作，沟通各方意见，统一思想认识，设计

最佳方案，采取有效措施，齐心协力做好工作。

秘书机构组织协调的原则是为了事业、为了团结、为了提高效率。秘书机构

协调的方面很广：领导班子之间、领导机关与下级机关之间、组织内部各平级机

构之间、领导与群众之间都存在着协调问题。在组织内部成员之中，由于每一个

人的职位高低不同，职权范围不同，考虑问题的角度不同，人们对同一事物持有

不同态度或有意见分歧是正常现象，这种现象的普遍存在决定了秘书机构协调工

作的复杂性和经常性。

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秘书机构的咨询职能有两方面的含义：一是针对上级机关而言，秘书机构必

须随时准备接受上级机关的咨询，为领导机关的决策及时提供和反馈真实可靠的

信息，并提出有价值的决篆建议;而针对下级机关而言，秘书机构要本着服务的宗

旨，随时准备接受下级机关和人民群众的各类各种咨询，为他们耐心地解释政

策、排除疑虑、指明方向及解决问题。

秘书机构作用介绍

(一)参谋作用

秘书机构是直接为领导服务的，而领导的根本任务就是贯彻____的方针政

策，根据本单位、本地区、本部门的实际情况提出措施，部署本机关的工作，并

对职权范围内的重大事项做出决策。领导决策前需要秘书机构通过收集情况，调

查研究，提出意见方案，供领导参考;在决策过程中还需要根据情况的变化及时做

出调整与补充;决策后还要由秘书机构做好检查督促和总结工作，提出完善措施。

整个过程，秘书机构始终在发挥其参谋作用，据此又有人称秘书机构为“参谋

部”，对于秘书机构的参谋作用，我们可以从三个方面来理解：一是从决策过程

看，领导机关的决策部署，不只是决策者的瞬间行为，在整个决策过程中，尤其

是决策前，离不开秘书机构的大量辅助性工作，包括搜集信息、调查研究、提出

方案等，这些都是参谋性工作;二是从秘书机构所处的位置看，它是直接归属于领

导机关、直接为领导机关服务的，是辅助领导者实施领导的最主要部门，尽管参

谋工作非秘书部门所独有，一些专业性决策往往要由一些职能部门提出意见方

案，但秘书机构无疑是领导机关最得力的参谋;三是从秘书机构的任务看，大量的

工作是办事、召开会议、提出预案、拟制文件、采集信息、催办查办、协调关

系、沟通各方及处理信访等，都体现了秘书机构从中所起的参谋作用。可见，参

谋作用是秘书机构在机关单位工作中所起的一项重要作用。

(二)助手作用

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秘书机构起参谋作用j是新时期对其提出的新要求，是一项较高层次上的服

务性工作。而助手作用，则是秘书机构在从事大量的工作中体现出来的，秘书机

构毕竟不是一个独立的“参谋部”，它是一个综合办事机构，办事是它的基本职

能。秘书机构的助手作用，从下列三个方面可以看出：一是从秘书机构的设置前

提看，秘书机构就是为处理事物,服务于领导而设置的，领导在工作中，有大量的

事务性工作，如文件起草，收发传真，电话接听，会议组织安排，来信来访处

理，大多由秘书机构来承担，这就决定了其具有办事的职能。所以秘书机构的助

手作用首先是从办理具体事务中体现出来的。如果领导忙于迎来送往，埋头做些

琐碎事务性工作，势必抽不出身来抓大局、管全局，腾不出更多时间来调查研

究。二是从工作关系看，领导的许多事情，离不开秘书机构辅助性工作，在实施

领导过程中，许多事情起初或最后都是在秘书机构的助手作用下运转并得以完成

的。所以秘书机构又有“事