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本科教学评估与学校档案信息化建设-精选教育文档

本科教学评估与学校档案信息化建设

本科教学评估是我国高等教育实施教育质量的重点工程，是教育行政部门对高等教育进行宏观管理，促进学校改革与建设，保证学校办学水平和教学质量的关键举措。教学评估指标体系共有七个一级指标，19个二级指标，44个观测点，涵盖了学校的方方面面，涉及到学校各个门类的档案，因此，教学评估对学校档案信息化建设至关重要。

一、学校档案是学校教学评估工作的基础和重要依据

学校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合档案体系，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累。只有在收集整理大量的档案资料和数据的基础上，才能做出价值判断，由此可见，学校档案是否完整和齐全，直接影响到评估结果。加强学校档案事业的建设，提高学校档案管理水平，对提高学校教学质量和管理水平具有积极的促进作用。

二、学校档案工作存在的问题

1.档案意识较为薄弱，档案工作人员水平参差不齐。多数学校领导和教师，以及部分档案管理人员档案意识淡薄，只重视教学工作和其它管理工作，忽视档案工作在学校教学中的重要性，严重影响了学校档案工作的顺利开展。目前许多高校档案管理人员素质参差不齐，知识结构单一，缺乏现有档案专业知识又懂计算机的复合型人才，其中有的是改行搞档案工作的，有的是兼职的，由于没有受过专业知识和技能的培训，在工作中经常出现这样或那样的漏洞。

2.档案管理体制需要健全和完善。学校在进行教学评估时，要查阅档案，学校的二级学院是基础教学业务部门，而教学档案是在教学管理、教学实践活动各个环节中直接形成的历史记录，学校进行评估需要对教学条件、教学效果进行跟踪调查和分析，但由于没有足够认识和重视档案材料在教学评估中的凭证作用，以及相当一部分档案散存于个人手中，或者没有及时收集、整理归档，导致教学档案的不齐全、不完整。长期以来，高等学校各院系虽不同程度地保存着一些教学档案资料，但缺乏一个科学、合理、可行的档案管理体系，这无疑会给档案的保管、检索、编研、利用带来不便，更不符合本科教学评估工作的需要。

3.档案材料收集不规范。学校各职能部门和教学系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，该收集的没收集，不该收集的倒收集上来了；只注重红头文件的收集与整理，而不重视本部门教学管理材料的归档；个别重要文件不正规行文，有的红头文件不盖章，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、铅笔或复印纸代替；纸张大小不一，长短不齐，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑。以上这些情况不仅直接影响了档案的质量，而且也影响了其历史凭证作用。

4.本科教学评估的建档工作与学校档案馆的建设脱节。长期以来，本科教学评估的建档工作与学校档案馆的建设脱节，相互缺乏联系与沟通，各自为政，档案馆对二级学院建档工作的业务指导地位没有得到确认，档案馆的专职档案员也没有参与到二级学院的建档工作中去，影响了评估档案的案卷质量，导致多次返工，浪费了大量的人力、物力。

三、凭借本科教学评估，推进学校档案建设的基础工作

1.教学评估能丰富和充实馆藏。通过本科教学评估活动，扩大教学档案收集范围，不仅可以补充收集到以前没有的，而具有保存和利用价值的教学档案材料，同时还可以将评估中形成的不同载体的档案收集归档。如有新闻媒体或互联网上传递的反映教学的声像档案、影像档案、实物档案、编研精品、出版物以及有归档价值且与评估相关的报刊资料等，既丰富了馆藏，同时又弥补了档案工作的不足，进一步规范了管理机制。

2.提高全员档案意识，提升档案工作地位。通过教学评估，既能使全校师生充分认识到档案的价值，又能使各级领导深刻认识到档案在学校发展建设中具有举足轻重的作用，从而更加关心重视支持档案工作，还能使兼职档案人员深刻体会到平时积累、收集、整理档案材料的重要性，从而更加主动、认真地做好档案工作。

3.促进学校档案质量的提高。教学评估对加强学校的档案建设，提高档案工作质量提供了一个很好的契机。在评估过程中，我们发现按照传统的归档办法，所建立的档案资料体系和内容，

一系列严密的电子文件技术标准作支撑，电子文件形成后，需要集中保管，各软件由于运行环境、版本之间的不一致会产生彼此间的不兼容性，因此建立一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准、才能保证学校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。

3.建立健全电子档案全过程管理的制度。从电子档案的形成到电子档案的利用，中间经历过很多环节，哪一个环节的职责不清，制度不明，都可能会影响电子档案的原始性、真实性，因此建立健全电子档案的管理制度，明确各方面的职责要求，使每一个参与