文档管理制度.docx

部门文档管理制度（试行）

一、目的

文档是企业重要的智力资产， 文档一般以电子文档的形式存在， 从内容上，有商务合同，会议记录，

客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运

行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管理就是将这些大量的文档，进行存储，分类和检索。

Excel, 图片，影音

文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强

了部门文档信息共享作用， 使部门工作更优化， 有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门

得到有效的文件。

二、文件材料的收集管理

每一阶段的文档，由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，

编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。附：见文档管理入库登记表 V1.0.doc

送交管理员归档。

战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。

每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。

注： 文档收集管理现处于试行阶段，试用 2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。

三、归档资料范围

重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。

部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。

部门的各种工作计划，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。

部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料。

市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。

软件信息资料，包括办公软件， DEMO，学习资料等资料。

四、文档规范

页面设置

各类文档一律采用 A4纸张大小，页边距一律采取：上、下 2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为 1.5）；字符间距为默认值（缩放 100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。

字体要求

文档所用字体要求为微软雅黑。

字号

主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。

英文字体应与中文字体相对应，字体为五号 TimesNewRoman。

表序及表名置于表的上方。表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。

表序及表名置于表的上方。

表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。

5. Excel 格式

图：

要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。

图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑体。

表：

表中参数应标明量和单位的符号。

Excel表格按照以上 Word文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。

6. 文档格式

PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。

凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传

如下图：

文件编号 文件管理名称

版本/修改发布日期

、五 文档版本管理

、

文档的状态变迁规则

文档的状态可分为“草稿” 、“正式”和“修改”三种。文档建立时，状态为“草稿” ，通过评审后，

其状态变为“正式”。此后若更改文档，则其状态变为“修改” ，当文档修改完毕重新通过评审时，状态

又变为“正式”。

文档版本号标识

文档的版本号规则与文档的状态有关。

处于“草稿”状态的文档的版本号格式为 0.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修正， YZ的取值

应递增。YZ的初值和增幅由用户自己把控。

处于“正式”状态的文档版本号格式为 X.Y，X为主版本号，取值范围为 1-9.Y为次版本，取值范围

为0-9.

文档第一次成为“正式”文件时，版本号为 1.0.

如果文档升级幅度比较小，

为

可将变动部门制作成文档的附件， 附件版本一次

1.0、1.1、 。

当附件的变动积累到一定程度时，文档项的 Y值可适量增加， Y值增加一定程度时， X值

将适量增加。当文档升级幅度比较大时，才允许直接增大 X値。

处于“修改”状态的文档的版本号格式为 X.YZ文.档正在修改时，一般只增大 Z値，X.Y値保持不变。

当文档修改完毕，状态成为“正式”时，将

文档版本控制

Z値设置为0，增加X.Y値。参考2

文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档的变更和文档的评审等。在项

目开发过程中，绝大部分的文档