英文商务邮件礼仪.pdf

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关于英文商务email的问题

在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间〞,电子礼仪的一个重要方面就

是节省他人时间,只把有价值的信息提供应需要的人。写Email就能看出其人为人处世的

态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在

对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之答复过度期望,当然更不应对别人之答复不屑一

顾。

以下职业电子中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!

一、关于主题主题是接收者了解的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样

可以让收件人迅速了解容并判断其重要性。

1.一定不要空白标题,这是最失礼的;

2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用,才能显示完你的标题;

3.标题要能反映文章的容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如王先生收〞;

4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信谈及多件事情,以便于日后整理;

5.可适当用使用大写字母或特殊字符〔如*!〞等〕来突出标题,引起收件人注意,但应适

度,特别是不要随便就用紧急〞之类的字眼;

6.回复对方时,可以根据回复容需要更改标题,不要RE、一大串。RE

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度

1.1的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此是面向他的,要求其给

出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

1.2如果对方有职务,应按职务尊称对方,如x经理〞;如果不清楚职务,那么应按通常的

x先生〞、x小姐〞称呼,但要把性别先搞清楚。

.z.

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1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也

是不礼貌的,不要逮谁都用个Dear**x〞,显得很熟络。

2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个HI〞,中文的写个你好〞;结尾

常见的写个BestRegards,中文的写个祝您顺利〞之类的也就可以了。俗话说得好,礼

多人不怪〞,礼貌一些,总是好的,即便中有些地方不妥,对方也能平静的对待。

三、职场的电子礼仪

1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体容确

实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进展详细描述。正文行文应通顺,

多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。

2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;是对还是对外性质的

不同,选择恰当的语气进展论述,以免引起对方不适。尊重对方,请、之类的语句要经常出

现。电子可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须慎重而客观。邮件门〞就是深刻

的教训!

3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的

列几个段落进展清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分

段的长篇大论。

4.一次交待完整信息最好在一次中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再

发一封什么补充〞或者更正〞之类的,这会让人很反感。

5.尽可能防止拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的

表达。如果是英文Email,最好把拼写检查功能翻开。在发送之前,务必自己仔细阅读一遍,

检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对

.z.

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一些信息进展提示。合理的提示是必要的,但过多的提示那么会让人抓不住重点,影响阅读。

7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的,单纯以文

字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比拟轻佻BusinessEmail

不是你的情书,所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出

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