英文商务邮件礼仪.pdf

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关于英文商务email的问题

在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间〞，电子礼仪的一个重要方面就

是节省他人时间，只把有价值的信息提供应需要的人。写Email就能看出其人为人处世的

态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在

对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之答复过度期望，当然更不应对别人之答复不屑一

顾。

以下职业电子中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！

一、关于主题主题是接收者了解的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样

可以让收件人迅速了解容并判断其重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的；

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用，才能显示完你的标题；

3.标题要能反映文章的容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如王先生收〞；

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信谈及多件事情，以便于日后整理；

5．可适当用使用大写字母或特殊字符〔如*!〞等〕来突出标题，引起收件人注意，但应适

度，特别是不要随便就用紧急〞之类的字眼；

6．回复对方时，可以根据回复容需要更改标题，不要RE、一大串。RE

二、关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1.1的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此是面向他的，要求其给

出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

1.2如果对方有职务，应按职务尊称对方，如x经理〞；如果不清楚职务，那么应按通常的

x先生〞、x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。

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1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也

是不礼貌的，不要逮谁都用个Dear**x〞，显得很熟络。

2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个HI〞，中文的写个你好〞；结尾

常见的写个BestRegards，中文的写个祝您顺利〞之类的也就可以了。俗话说得好，礼

多人不怪〞，礼貌一些，总是好的，即便中有些地方不妥，对方也能平静的对待。

三、职场的电子礼仪

1.Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体容确

实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进展详细描述。正文行文应通顺，

多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；是对还是对外性质的

不同，选择恰当的语气进展论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、之类的语句要经常出

现。电子可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须慎重而客观。邮件门〞就是深刻

的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的

列几个段落进展清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分

段的长篇大论。

4.一次交待完整信息最好在一次中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再

发一封什么补充〞或者更正〞之类的，这会让人很反感。

5.尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的

表达。如果是英文Email，最好把拼写检查功能翻开。在发送之前，务必自己仔细阅读一遍，

检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对

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一些信息进展提示。合理的提示是必要的，但过多的提示那么会让人抓不住重点，影响阅读。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的，单纯以文

字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比拟轻佻BusinessEmail

不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出