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无锡云天汽车配件有限公司
记录控制程序
版本/修改码：A/0Q/YT.P02-2006
1目的
对记录进行控制和管理，提供产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据
2适用范
本程序适用于本公司质量管理体系运行和产品质量相关的所有记录
3职责
3.1技术部负责记录的管理工作
3.2各部门负责设计本部门使用记录的表格形式，并负责本部门记录的保管
4工作程序
4.1记录的形式和范围
记录的载体可以是纸张或磁盘及其他载体。记录的表格由各部门自己设计，由技术部统一
审定并编号
记录的范围包括从合同、设计、作业、原材料采购、生产制造直到交付的整个过程中与产
品质量有关的所有记录和质量管理体系运行有关的记录（包括顾客要求的记录），其类别
见附录表格
记录的编号：
以《受控文件清单》为例:
JL-P01－01
①②③
①“JL”表示记录
②“P01”表示为01号程序文件（本例为《文件控制程序》）的记录
③“01”表示《文件控制程序》所用记录的序号
4.2记录的产生
各部门对本部门质量管理、产品设计、制造及监视和测量活动的过程及结果进行记录
记录的填写应真实、完整、准确。字迹要清晰，不能涂改（笔误除外），若他人需要改正
记录，当事人应签字并注明日期。不能用铅笔填写记录
技术部应编制《记录清单》，填写记录的编号、名称、保存期限等内容
4.3记录的保存
记录由各主管部门的管理人员进行收集，按记录的分类进行编目，按产生的顺序整理成册
并加封面，封面上注明记录的内容，如名称、代号、日期、保存期限等。记录的保存期限
在《记录清单》中规定
需归档保存的记录应及时将其上交主管部门，一般应在记录后一月内交技术部，由文件管
理员归档保存。在计算机内保存的文件应定期备份，并在每年年底保存在光盘或U盘中
主管部门保存的记录按类别、时间顺序或记录序号存放在文件柜中，便于存放检索
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版本/修改码：A/0记录控制程序Q/YT.P02-2006
记录存放的地点应有防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施。对于光盘/U盘形式保存的记录，
要防止病毒和破损
顾客要求时，记录按顾客要求保存。
国家有规定要求时，按国家规定要求保存。
4.4记录的借阅
需查阅的记录，由查阅人向记录管理人员说明理由，查阅人在记录存放地点进行查阅
在合同有要求时，记录可提供给顾客及其代表查阅
需借用的记录，由借用人填写《文件处理单》，经文件管理员（必要时由主管部门领导）
同意后，方可借用
4.5记录的处置
记录到了保存期后，由管理员填写《文件处理单》，经本部门领导签字同意后进行销
毁，见《文件控制程序》
4.6记录过程的分析见《过程分析表》
5引用文件
5.1Q/YT.P01-2006文件控制程序
5.2Q/YT.G21-2006过程分析表
6记录
6.1JL-P02-01记录清单
6.2JL-P01-04文件处理单
附加说明：
本程序编制人：潘洋
本程序审核人：王秋雅
本程序批准人：殷少云
程序实施日期：2006-08-01
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