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XXX项目
文
件
资
料
管
理
制
度
XXX项目部
1
文件资料管理制度
工程项目文件资料的管理包括公司文件、项目文件、甲方文件、监理文件、
施工技术资料、ISO9000资料、职业安全和环境管理资料等七部分内容。
项目资料员在项目总工的领导下,具体负责并指导文件资料的管理工作。
项目资料员必须持有资料员上岗证。
文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料
的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。
1、公司文件管理制度
1)对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。
2)公司文件由项目资料室作接收登记。
3)项目资料员在接到公司文件后,根据文件归属类别附上文件传阅学习
单送项目经理或项目书记。项目经理或项目总工学习之后,在文件传阅学习单
上签署意见,并决定该文件的学习或传阅范围,保存传阅记录。重要文件由项
目经理和技术负责人组织学习,并非留下学习记录。
4)职业安全、环境管理方面的公司文件由资料室统一作接收记录,文件存
2
于安全检查员处,由安全检查员作文件传阅的学习记录。
5)甲方、监理等外来文件和会议纪要等,由资料室统一做接收记录,项目
经理阅后确定学习、传阅、落实人员,传阅登记后由资料室统一存档。
6)资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
7)作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见,留存作废文件进行标识,
单独存放,编目,同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。
8)项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时
再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人
应及时到公司办理文件执有变更手续。
2、项目收发文件管理制度
1)项目对外发文应由项目总工审核,项目经理审批签发,资料室统一发放。
发文格式执行《集团公司CI手册、VI手册分册工程项目部分》的要求。
项目对外发文统一按照各业对口编号为:
部室发文代号部室发文代号
技土建专业材料室
术水暖专业核算室
室电气专业财务室
工程室
2)项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。
3)外发文件的具体要求
项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文,并在发放记录上
注明原件存放处,资料员统一标识编号发放文件。
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4)项目内发或传阅文件的具体要求
⑴项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室
文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、
传阅登记,并在收发、传阅记录上注明原件存放处。
⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,由项目
资料室统一接收,并及时上报项目经理,由项目经理签署意见。
⑶项目资料员不在时各业务口代收文件,日后移交给资料员做接收记录。
⑷项目内发(含发放给施工队)的文件、通知,各部门各施工队收到后,
均应分类编目归档。
⑸项目发放施工队的文件规定:
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