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会计档案管理与借阅管理办法

为了规范会计档案的管理、借阅程序，加强会计档案的安全

性及保密性，根据《会计法》及相关法律规定，并结合供应部实

际特作以下规定：

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专

业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包

括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他

会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，

辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，

包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应

当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管

清册，会计档案销毁清册。

一、会计档案移交专职档案机构前的管理

（一）会计档案的保管

1、本单位要建立健全会计档案的保管、借阅管理制度，会

计机构负责人对本单位会计档案保管、借阅管理工作负总责，会

计人员按职责范围对会计档案的保管、借阅工作负直接责任。

2、会计凭证、会计报表要按月整理并按规定装订成册，使

用计算机记账的会计账簿平时可根据需要打印或定期打印，年终

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必须打印并按规定装订，微机会计资料必须按月备份。

3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机

构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本

单位档案机构统一保管；

4、会计人员要增强会计档案的保密意识，做好日常会计档

案的保管工作，重要的会计资料不用时及时入柜保管，不得随意

摆放在办公桌上。

5、会计报表的报送。本单位对外只提供国家规定的会计报

表，单位内部管理用会计报表不对外报送，只用于内部管理。新

增会计报表汇总单位，必须经会计机构负责人同意。

6、会计档案专人负责，遇机构变动或档案管理人员变动时，

应当办理交接手续。

（二）会计档案借（查）阅制度

1、税务、检查等机关依法需调阅会计档案的，应当持本单

位介绍信，注明调阅内容，经供应部领导人批准，并经由本单位

对口业务部门方可办理调阅手续，与介绍信调阅内容无关的档案

不予提供。所调阅的会计档案应进行逐项登记并限期归还。

2、除税务、检查等机关依法需调阅会计档案的情况外，其

他单位或部门一般不得将会计档案携带出会计档案保管部门，特

殊情况需携带出的，需经会计机构负责人批准，并逐项登记，限

期归还。

3、政府有关部门布置上报的有关财务数据，上报前应经公

司财务部有关领导批准和供应部领导或会计机构负责人审核批

准。

4、单位内部业务部门查阅会计资料，属例行查阅的，第一

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次须经会计机构负责人审查同意，并进行登记，以后例行查阅相

同内容的可予提供，非例行查阅的，事先须经会计机构负责人同

意。

5、有关单位需查阅已移交专职档案部门管理的会计年度的

档案资料，原则上应到档案部门查阅，对于单位内部业务部门日

常管理需要的历史资料，会计机构可根据部门掌握情况给予提

供。

6、查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、

拆封和抽换。

7、会计档案借（查）阅时由会计人员和档案管理部门办理

备案登记，登记会计档案借（查）阅审批表。

二、移交档案管理机构后的管理

（一）会计档案归档

1、本单位每年形成的会计档案，会计机构按照归档要求，负

责整理立卷或装订成册，并由会计机构保管1年；期满后编制会

计档案保管清册，移交专职档案管理机构。未设立专职档案机构

的单位，必须配备房屋和专用柜，会计机构内部指定专人，按照

会计档案管理有关规定负责会计档案的整理、保管、调阅、缴销。

出纳人员不得兼管会计档案。

2、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持

原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会

计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

3、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出

的纸质会计档案。

4、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。