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《档案服务外包工作规范》（DA/T68）学习

概述

《档案服务外包工作规范》（DA/T68）是由国家档案局发布的一系列行业标准，旨在规范档案服务外包活动，确保档案管理的安全和可靠性。该规范分为多个部分，涵盖了档案服务外包的各个方面，包括总则、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案整理服务、档案保管服务以及档案销毁服务等。

总则部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。它适用于指导发包方科学开展档案服务外包工作，选择合格的承包方，以及为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据。

档案数字化服务

这部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。它适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作，但不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。

档案管理咨询服务

这部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作，包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求。它适用于机关、团体、企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。

档案整理服务

这部分规定了档案整理服务外包工作中发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督的要求。它适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展不涉及国家秘密的传统载体档案整理服务外包工作。

档案数字化服务外包的基本要求

根据《档案服务外包工作规范》（DA/T68），档案数字化服务外包工作涉及到的具体要求主要包括以下几个方面：

发包方工作规范：发包方应当科学地开展档案服务外包工作，选择合格的承包方，并确保合同条款清晰、合法，明确双方的权利义务。

承包方工作规范：承包方需要建立有效的档案服务管理体系，包括但不限于人员培训、设备配置、操作规程、质量控制等，以提升服务能力和服务质量。

信用评价与质量监督：为了保证档案数字化服务的质量，需要建立信用评价和质量监督机制，对承包方的服务质量进行定期评估，并根据评估结果进行相应的奖惩措施。

第三方机构工作规范：如果涉及到第三方监理单位，它们需要积极介入，协助档案部门加强与承包方的管理与协调，确保档案数字化项目的顺利实施。

这些要求旨在确保档案数字化服务外包工作的规范化、专业化和高效化，保护档案资源的安全和完整，同时也保障了服务提供者和使用者的合法权益。

质量控制规定

《档案服务外包工作规范》对档案整理服务外包的质量控制有着详细的规定，主要包括以下几个方面：

分类准确性：档案整理服务的质量控制首先要求分类的准确性，确保每份档案能够被正确归类到相应的类别中。

文件和案卷排列合理性：文件和案卷的排列应该合理，便于检索和利用。

著录规范性：著录是对档案内容进行描述的过程，必须遵循一定的规范，以便于理解和查找。

条目数据与档案实体对应关系的一致性：条目数据必须与档案实体保持一致，确保信息的真实性和可靠性。

档号编制的准确性：档号是档案管理中用于标识档案位置的编号系统，其编制必须准确无误，以便快速定位档案。

质量抽查：为了确保档案整理服务的质量，应有定期的质量抽查，抽查比例不应少于各类档案总量的20%，且整理服务质量的准确率要求达到95%及以上，其中条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号准确率要求达到100%。

整改与验收：如果验收未通过，发包方应出具整改意见并要求承包方限期整改。整改完成后再次组织验收，直至验收通过。验收通过后，发包方应出具验收报告，并与承包方做好档案实体清点，办理交接手续。

质保期：项目自验收报告形成之日起进入质保期，质保期一般不少于1年。质保内容和范围可在合同中明确。

资料归档：发包方应对档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案、交接文据、工作联系单、检查台账、验收报告等材料及时收集并归档。

这些规定确保了档案整理服务外包的质量得到有效控制，同时也保护了档案的安全和完整性。

档案服务外包公司的几个关键方面：

档案管理体系：评估公司是否具备完善的档案管理体系，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

安全保密管理体系：评估公司是否具备符合国家规定的安全保密管理体系，特别是对于涉及国家秘密的档案，需要有严格的保密措施。

档案保管设施：评估公司是否具备良好的纸质档案保管设施，以及是否有适合数字化处理的设备和环境。

技术支持和信息系统：评估公司是否具备良好的软件技术支持和信息系统，以便于档案的数字化处理和信息管理。

服务流程：评估公司是否具备完善的服务流程，能否提供及时、稳定、安全、高效的档案外包服务。

保险体系：评估公司是否具备完善的保险体系，能够为客户提供有效的责任保障。

合作伙伴资质：评估公司是否具备对外合作伙伴的资质，能够在合作伙伴间