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服务项目分包管理规定
文件编码(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)
服务项目分包管理制度
1.0目的:
规范服务项目分包管理,合理控制服务成本,保证分包服务项目的
质量和时效性。
2.0适用范围
公司物业管理日常服务分包项目:外墙清洗保洁、绿化、垃圾清运、
专项服务(如电梯水泵维保);今后如有增加参照以下方式处理。
3.0职责
3.1由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报公司审批,由公
司与服务供方签定服务分包合同,合同应包括服务项目、完成时间、
质量标准、应负责任等。。
3.2由行政办公室、品质管理部、财务审计部及相关部门负责对供方进
行评选。
3.3服务质量履行的验证由行政办公室归口监督管理,品质管理部及管理
处等部门具体实施验证。
4.0工作程序
4.1.1公司成立招标工作小组,其组成人员包括:行政办公室、品质
管理部、财务管理部、招标申请部门。定标时由招标工作小组集体决
策。
4.1.2招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方
式,都需有三家以上的投标单位参与竞标。
4.1.3整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、
信息共享,杜绝暗箱操作。
4.1.4做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定
标等内容,以保证招标的公正性与效果。
4.1.5对全委项目的服务/工程外包招投标工作,应按照委托合同的
约定执行。
4.2.1服务项目分包投标单位应提供的有关信息
a)供方法人资格证明文件;
b)服务业绩证明材料;
c)投标报价;
d)服务项目分包合同样本。
在与供方沟通前,应确保规定的服务要求是充分的,上述资料由
投标单位提供。
4.3服务供方评价
4.3.1合格服务供方应具备的条件:
a)应在工商部门注册、具有法人资格及相应的资质;
b)有从事过类似服务项目的优良业绩;
c)良好的质量保证能力;
d)有承担相应服务项目的工作条件和实力;
e)服务供方在提供服务前,应提交对分承包项目的服务报告,报
告内容必须有分包方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、
质量保证等。
4.3.2对已多次承担服务项目的供方评价:
a)根据4.3.1条款规定的条件,供方提供充分的证明材料;
b)公司接受服务的部门负责对其相应服务项目进行评价,填写
《供方评定记录表》,对其服务质量、工作能力予以评价。
4.3.3对第一次提供服务的供方的评价:
a)招标工作小组根据服务供方的营业执照、人员素质技能证明材
料、市场调查业绩及所提供的初次试用,进行供方的初步选择;
b)试用期为一至三个月,行政办公室会同品质管理部及接受服务部门
对其服务质量进行检查。
4.3.4对所有合格的服务供方应列入《合格供方名录》,报总经理审
核批准。
4.3.5对服务供方在服务过程中出现的重大事故或业主方对某一服务
连续三次投诉的严重不合格,管理处填写《不合格通知单》,通知服
务供方限期改正。管理处按要求跟踪验证纠正效果,如连续两次仍不
符合要求,管理处报行政办公室审核,总经理批准后,可取消其服务
供方的资格。
4.3.6评标成员应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承
担个人责任。
4.3.7评标应以满足接受服务的部门要求为依据。定标原则为:
A.能满足管理处的实质性要求,并经评审其投标价格是合理市场价。
B.同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.3.8招标小组成员对各投标书内容进行分析评比,由行政办公室填
写《文件呈批表》,确定中标单位,报总经理审批后与中标单位签订
合同。合同一式五份,中标单位两份,我方三份(行政办公室、财务
审计部和管理处各一份)
4.4对合格供方的定期复评
行政办公室(接受供方服务部门)每年对合格物资(长期服务)
供
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