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采购流程

一、投标时段：

1、商务标的编写：应由预算部、设计部、工程部、技术部为主、采购部为辅编制商务标。

2、商务标应有对内和对外之分。对内为采购部的材料价格的最高限额，且对内价格一定是比对外价格要低。

3、材料价格的确认应由预算和采购两方独立报价经领导审核之后形成，避免在实施阶段时由于报价方面的误差造成利润的损失。

4、技术标的编写：整个工程平面图、立面图、效果图等图纸；施工工艺、施工方案、效果的补充方案等文件，应该在投标时或施工前尽快应该报给甲方签字确认，如果设计或技术部不清楚的、不了解的材料、设备、工艺的应用，应在上报甲方前与采购部沟通，拿出合适的方案后报予甲方，尽量减少因在方案确定情况下的时间，给予采购有明确的方案、充足的时间来用于供应商谈判、甄选及成本控制等工作。

二、施工阶段：1、由项目经理根据现场的进度计划下达材料、设备等的采购申请单（包括

材料名称、型号、规格、效果或用途；设备名称、设计参数、要求效果）报经公司领导审核签字后采购部采购。

2、采购部拿到审核签字后的采购申请单，根据现场的实际情况，分清缓急，进行材料（设备）采购工作。

3、材料采购询价阶段中，应结合工地的实际要求、公司前期采购的供应商的具体情况及材料价格等因素，群策群力，做到使材料（设备）价格保持在一个合理的位置。

4、大型或大额材料的供应商谈判最好要有工程部、设计部、技术部、采购部等部门同时同场进行，做到供应商对我司的各种要求都了解，方便报价和效果的确定，避免材料（设备）合同签订、施工过程中双方发生技术、工艺、商务等纠纷，避免有损我司形象的情况发生。

5、材料的验收：根据合同要求，需要在出厂时验收的材料（设备）的，应有专人负责去厂家验收；如是在工地现场验收的，则需项目经理安排专人负责验收。对不合格的应坚决要求退场，合格的材料（设备）现场应该建立材料（设备）接收的台账。

6、材料（设备）到达现场后，应由项目经理具体管理，人、机、料、图纸、施工方案等情况采购人员应要求供应商及时和项目经理沟通，做好各种情况的交底，供应商应服从项目经理的安排。如在施工中出现突发情况（材料不合格、范围不明确等）采购员应及时参与事件的处理，该由工程部解决的，现场解决；涉及到采购部的，采购部应及时参与，确保在不影响现场效果、施工工期的前提下尽快处理；处理不了（事件影响过大）应及时向上级领导汇报。

7、如果在施工过程中碰到甲方突然要求增加工程量的情况，涉及到材料（设备）的采购时，项目经理应及时报告公司各部门，根据时间的紧急程度，有设计部或技术部牵头、工程部和采购部辅助，先报甲方确定方案、我司时间安排等具体事务后，按照常规采购流程后续跟进。一定要注意做好突发事件的准备和处理方案，做到给甲方以我司处理突发事情的处理能力，切记在没有确定方案和施工时间的情况下贸然答应甲方，各部门配合不当，会对公司产生严重影响。

8、如果涉及有需要现场施工的供应商，在施工过程中，采购员应该适时跟踪，及时了解施工进度。

三、供应商体系的管理：新供应商的开拓及老供应商的维护。

1、根据公司对材料（设备）的需求，采购员应建立供应商管理体系，先于采购申请单之前就需开始寻找、甄别供应商；在拿到采购申请单后，根据前期筛选合格的供应商优先顺

序逐一商谈，综合各种情况做好报价单（包含材料信息、供应商信息、采购员个人意见）上报给领导决定予以采购；做好相关供应商的信息记录（包含价格优劣、服务态度、工地反馈信息、售后服务、规模大小等）。

2、不定期联系以前合作过（还未合作过但为优质）的供应商，了解市场环境、价格波动、替代更新的新材料等供应商的信息，做到及时了解市场供应商情况；维护好优质供应商与公司的关系。

四、合同的管理：采购合同的编制、更新、签订、履行、跟踪、终结、归档。

1、采购合同编制应由公司律师审核后制定出各种材料（设备）对应的固定格式，如果没有固定的格式，可由供应商提供合同样本，结合公司的实际进行修改，但需律师审核。

2、在实际操作的过程中，对于合同里面错误的、未列明但需要增加的、能为公司避免风险的、方便约束供应商的条款都应及时记录，在下次签订同样种类的合同时应予以改正，及时注意合同的更新，避免造成重复的错误。

3、在各部门参与下同供应商谈判后，采购员结合几家供应商的报价，做出报价表上报领导，经领导审核后，确定由哪家供应商来提供材料的供给，则需采购员与该供应商签订采购合同。合同包括供应商商家信息、资质证明文件、材料（设备）清单、交货地址、现场负责人及联系方式、送货的地址、双方确认的图纸（效果图）等信息和资料。合同起草后经律师审核、领导审批方可签订。

4、合同的履行要求我司和供应商在合同要求的范围内双方