印章及证照管理制度.doc

公司印章、证照管理制度

第一章

总则

为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。

本管理制度所指印章涉及行政公章、协议专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；证照涉及公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。

公司的印章、证照统一由公司财务部进行管理，总经理应拟定具体的印章、证照保管及使用负责人（以下简称为印章专管员、证照专管员）；专管员要树立高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理批准外，不得擅自转交别人代管。

第二章

印章管理

公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。

公司各部门一律不得自行刻制公章。

印章专管员天天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应一方面检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

印章专管员因事、病、休假等因素不在岗位时，总经理应指定别人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，贯彻到人。

交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（附件1），登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

公司各部门因公务需加盖公司行政公章、协议专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好《印章使用登记表》（附件2），并经双方签字确认。印章专管员应对文献内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。

十、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人审批后盖财务专用章。

十一、未经总经理批准，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及协议上盖章。

印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《印章外借登记表》（附件3），经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。

相关文献经盖章后，应将盖章的文献原件存档保管，在的确无法留存原件时以复印件存档。已盖章的文献若不能使用，必须交回财务部销毁。

第三章

证照管理

公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。

证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并准时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的规定。

公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证照使用登记表》（附件4）；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。

公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写《证照外借登记表》（附件5）；经使用人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。

第四章

本制度经总经理批准后执行。

本制度由公司办公室负责解释。

其他

附件1

印章交接单

部门名称：＿＿＿＿＿＿

交接印章名称：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

交接日期：＿＿年＿＿月＿＿日

以上印章自＿＿年＿＿月＿＿日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接受人＿＿＿＿＿负责。

移交人：＿＿＿＿＿＿

接受人：＿＿＿＿＿＿

＿＿年＿＿月＿＿日＿＿年＿＿月＿＿日

印章授权人签字确认：＿＿＿＿＿＿＿年＿＿月＿＿日

附件2

印章使用登记表

序号

印章类型

用途

部门

使用人

署名

日期

印章专管员

署名

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

附件3

印章外借登记表

序号

印章类型

用途

部门

使用人

署名

借出日期

归还日期

印章专管员

署名

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

附件4

证照使用登记表

序号

证照名称

用途

部门

使用人

署名

日期

证照专管员

署名