工作中实用的分类整理方式.ppt

工作中使用的

分类整顿方式

Practicalclassificationofwork

为何做

为何要管好电脑文献？

工欲善其事

必先利其器

这些悲催的状况有无？

老板

电话的一端客户要的资料怎么也找不到？

应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文献中分不清！

站在你面前让你提交文献，你发现它不见了！

电脑文献最轻易乱的地方在哪里？

文献管理的真谛

在于文献以便、迅速提取

科学地分类和规范化命名是文献

管理的精髓所在

电子文献三要素

硬盘——一棵树

分区——大的枝桠

文献夹——分枝，内嵌文献夹——小枝桠

文件——树叶，

同样把它当都市－街道－路－小区－单元－房间

某一种文献所在的地方：分区\文献夹\子文献夹\文献名，

途径就是包括了这某些元素，找文献和安装软件都离不开这个途径，

这个文献所在地地址就是由分区，文献夹，子文献夹，文献名构成。

要素之一：文献寄存途径

要素之二：文献保留属性

能看的！

能改的！

只能看！

不能改！

防修改！

一般你看不到

设置了才能看

可防错误删除

存档只读隐藏

要素之三：文献分类-常见电子文献格式1

要素之三：文献分类-常见电子文献格式2

要素之三：文献分类-常见电子文献格式3

怎样去做

为何做

电脑文献的“5S”管理

5S

整顿

整顿

打扫

清洁

素养

整顿(Seiri)、整顿(Seiton)、打扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)

整顿Seiri

1S

目的：

把需要的文献以定位、定量

以便用最快的速度获得所需。

整顿Seiri

1S

C:D:E:F:四个盘符原则规划为：

整顿Seiri

1S

适合的文献夹

(科学地分类)

适中的层级数

(构造的深度)

控制文献夹

与文献的数目

50-100个

整顿Seiri

1S

文献的命名与排序是有关联的。常用的命名措施是：

文献夹名＝2位数字+“-”+文献夹名”

如：“01-常用软件”、“02-系统软件”……。

文献名＝2位数字+“-”+文献名

如：“01-演讲比赛”、“02–培训课件”……。

这样文献夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。

一般命名的措施，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文献夹就可以这样命名：“0801演讲比赛”、“0910嵩山秋景”

规范化地命名文献夹和文献

整顿Seiton

2S

对把有用与无用的文献分开，再对无用的文献进行处理

进行整顿！

坚决删除!

打扫Seiso

3S

定期清除和归档

2、定期打扫垃圾

1、定期归档文献

安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad这里面是QQ广告

安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow这是你的QQ好友的QQ秀文献夹，可以放心删除

装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文献夹，可以放心删除

安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文献夹

这里面的文献会占很大的空间，因此尽快删除掉吧！

桌面上下载的多种文献要处理并定期归档

将电脑保持在无垃圾文献、桌面整洁的状态

清洁Seiketsu

4S

通过三个环节之后，怎样保持电脑文献井然有序？

清洁Seiketsu

4S

软件

2、安装软件

1、下载软件

安装软件要安装在合适的位置，并且记住

这个位置。

卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻

底删除。

下载时，把软件寄存在规划好的位置中；

资料

2、归档资料

1、下载资料

对资料要及时看阅，有用的要整顿到分类

文献夹中（注意辨别已完毕和未完毕的）

没有用的坚决删除。

培养每天清洁的良好习惯？

下载的多种资料放在临时文献夹；

素养

清洁

整顿

整顿

打扫

小结：电脑文献管理的”5S”

文献

架构

建

区别

文献

分

定期

归档

归

每日

整顿

整

效果

不错

推

素养Shitsuke

5S

电脑的空间因整顿变大！

思想的空间因总结变扩！

生活的空间因清理变宽！

理

怎样改善

为何做

Skill1：发挥我的文档作用

1S

我的文档能以便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保留/打开窗口中找到，有助于我们以便而快捷地打开、保留文献。

运用“我的文档”中已经有的目录，也可以创立自己的目录，将常常需要访问的文献存储在这里。

Skill2：发挥快捷方式的便利

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