合同档案管理办法.docxVIP

总裁办对内外的接待流程

对外:?

1.笑脸相迎，茶水相待。

2.询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

3.索要名片。

4.及时向董事长请示。

5.按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6.根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐

对内:

询问员工具体情况

及时向董事长请示

按董事长意见引见,接待

2.合同档案建立及流程制度

?

?

一、目的?

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

?二、?适用范围?

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。?

三、?术语和定义?

1、?档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。?

2、?档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

?四、?职责?

1、?行政中心：?

1）?负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。?

2）?建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

?3）?收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；?

4）?负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。?

5）?提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）?负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、?其他各部门相关人员：?

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；?

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；?

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；?

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

?3、?各部门主管人员?

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。?

1、?档案管理细则?

1）档案资料的归档范围?

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；?

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

?⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

?⑷公司领导的批示、指示等；?

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；?

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

?⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

?⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；?

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；?

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；?

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

?⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

?⒀财务档案资料；?

⒁各种实物档案；?

⒂?其他具有利用和保存价值的文件资料。

?2、档案资料的归档要求?

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。?

⑵?一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存?档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。?

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。?

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。?

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3、档案资料的归档时间

时归档?

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：?a)?公司规定的密级文件；?b)?重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；?c)?合同、协议书等正本及过程资料；?d)?公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；?e)?其他认为需要即时归档的资料。

?⑵定期归档?

部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；?b)?部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；?

⑶电子声像档案的归档?

a)?重要电子声像档案应实时进行、随办随归。?b)?一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。?c)?每年3月底前必须向行政中心移交上一年度