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XXXX大学档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，

有效保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理和社会

服务等方面的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等

学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律、法规和规章，

结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所指学校档案，是指我校在从事招生、教学、

科研、管理、生产、基本建设、对外交流、服务社会等活动中直

接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图

表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作，档案工作要严

格执行“三纳入”（即纳入学校工作规划和计划、纳入各项工作

管理制度、纳入各类人员职责范围）的管理制度和“四同步”（即

做到与本部门各项工作同时布置、检查、总结、验收）的管理原则。

第四条学校全体师生必须遵守档案相关法律、法规和本办

法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行保护和移交档

案的义务。

第五条学校档案工作实行统一领导、分级负责、集中管理，

确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第二章档案机构及其职责

第六条学校档案工作由校长领导，由一名分管档案工作的

校领导协助校长负责档案工作。

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第七条学校成立档案工作领导小组。档案工作领导小组负

责组织协调、研究解决档案工作中的重大问题。

第八条学校设立档案馆。档案馆是保存和提供利用学校档

案的专门机构，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家、山东省和学校有关档案工作的法律法

规和方针政策，综合管理学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案

及有关资料；

（四）编制档案检索工具，开展校史研究，出版档案史料，

开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）做好档案的查询和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档

案的文化教育功能；

（九）进行档案学术研究和交流活动。

第九条档案馆应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，

可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支

机构。

第十条档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员

列入学校事业编制，人员数量根据学校馆藏数量和工作任务确

定，实行专业技术职务聘任制。

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第十一条学校各立卷部门（包括立卷单位，以下同）需明

确一名负责人分管档案工作，并根据本部门实际档案工作量设立

兼职档案员，具体负责本部门的立卷归档工作。以上人员需报学

校档案工作领导小组备案。为维护档案工作的连续性，各部门应

保证兼职档案员的相对稳定。

第十二条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，

按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒

事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待

遇，并按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十三条档案馆要建立健全档案管理制度和考核标准，开

展好档案工作年度检查与目标考核，要明确岗位职责，强化责任

意识，提高学校档案管理水平。

第十四条学校档案管理实行材料形成部门、课题组立卷的

归档制度。各部门、各课题组的兼职档案工作人员应当按照

《XXXX大学归档文件整理办法》要求，组织本部门或本课题组的

教学、科研、管理等人员及时整理归档，并按规定时间向档案馆

移交。

第十五条各立卷部门对纸质文件材料和电子文件材料实

行同步归档。实体档案分类依据《XXXX大学档案实体分类法》

，基本归档范围如下：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派

等组织的各种会议文件、会议记录及纪要