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公务交往礼仪
建立良好的沟通习惯;
掌握正确的倾听技巧;
办公室通讯沟通工具使用技巧;
办公室人际交往技巧
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
建立良好的沟通习惯;
掌握良好的倾听方法;
掌握办公室通讯沟通工具使用技巧;
熟知办公室人际交往技巧。
公务交往礼仪
一、建立良好的沟通习惯
接纳对方
在沟通过程中,双方表现出的态度会直接影响沟通的效果。所以,每次与他人沟通前,要用愉悦、包容的心态接纳对方,这样双方的沟通才会更和谐。
学会赞美
每个人都有被人欣赏、被人重视的需求,满足沟通对象的赞美需求,能够打开人际关系的大门。赞美要真诚、发自内心,不能停留在表面的敷衍,才能给对方舒服的感觉。
在公务往来中,要以微笑为“先锋”,用赞美打开对方的心门,以人品做后盾,冷静、理智地真心交流。
耐心倾听
在整个沟通过程中,交流是必不可少的。要想取得良好的沟通效果,必须耐心、关心地听完对方倾诉,然后再进行回应,切忌急于辩解或者否定。
二、掌握正确的倾听技巧
良好的倾听是谈话顺利进行的秘诀。概括来说,倾听有六点要求:避免干扰、目光交流、微笑点头、身体前倾、核对确认和要点记录。
避免干扰
在谈话过程中,手机等容易对谈话造成干扰的物品要关掉或拿走,以免影响沟通效果。
目光交流
在谈话过程中,接待人员应用眼神注视对方,保持有效的目光交流。
微笑点头
在对方说话时,接待人员要在适当的时机点头示意,并且要保持微笑。
身体前倾
在谈话过程中,接待人员应注意身体适度前倾,保持精神状态。
值得注意的是,身体前倾时不要趴着,以免给谈话者造成不愿倾听的错觉。
核对确认
在沟通过程中,对于客户陈述的重要信息,接待人员进行核对确认。
要点记录
在谈话过程中,接待人员要记录谈话的要点,特别是客户表达的信息要点。
要点提示倾听六要求:
要点提示
①避免干扰;
②目光交流;
③微笑点头;
④身体前倾;
⑤核对确认;
⑥要点记录。
三、办公室通讯沟通工具使用技巧
电话
快速接起电话在进行电话沟通时,要留下良好的声音印象来抓住对方的心,才能做进一步的电话交流。总体来说,要树立优质的电话形象,应在以下方面加以注意:
快速接起电话
接电话时,一般在电话响三声之内接起电话。
专业的问候语运用恰当的开场语和结束语电话沟通中,声音传递着个人的专业化形象。接起电话后,要微笑着说“您好”,最好用丹田的力量说话。
专业的问候语
运用恰当的开场语和结束语
回答要留有余地电话沟通中,打电话给对方时,如果是打的是手机号码,需要询问对方“您好,请问您现在接电话方便吗?”。如果是座机,就不用询问,可以说“您好,是某某单位吗?,”然后开始进行沟通。
回答要留有余地
电话沟通中,在答话时需要把握特殊的技巧,说话要留有余地。
做好接电话时的来访客人接待比如,接到投诉电话时,要首先安抚对方的情绪,可以说“对不起,这件事情可能给你带来了一些不便,您别着急,慢慢说”,然后记录对方的投诉内容,并告知解决办法。
做好接电话时的来访客人接待
正确接挂电话在接打电话中,如果有客人来访,可以用无声的语言(眼睛看看对方,用手示意)让对方坐下稍等,然后尽快处理完电话里的事情再去接待对方,或者捂住话筒和来访客人对话。切忌接电话时对到访客人大声说话,否则会让电话沟通的另一方弄不清说话的对象是谁。
正确接挂电话
第一,当外线电话和内线电话同时打进时,应该先接外线电话;
第二,当遇到线路故障而听不见对方声音时,应告诉对方“对不起,我这边听不清楚您讲话,麻烦您大点声,好吗?”,如果依然听不清楚,应该礼貌回应对方“对不起,我这儿还是听不清楚,麻烦您稍后打来,行吗?”,然后挂断电话。
第三,接电话一般都是左手拿听筒,右手随时准备记录;
第四,挂电话一般是用右手食指摁断叩键按钮,再把话筒叩上,这样让对方听起来比较舒服;
第五,在上班时接手机电话,要用最快的速度完成,一般不超过三分钟。
短信
采用发短信的方式进行沟通和交流时,主要注意两点:
第一,必须署名备注。如果是私事,可以留自己的名字;如果是公事,则要留单位名称和自己的姓名。
第二,开头必须有称呼,尽量避免群发短信。
传真
收发传真时,需要注意两点:
第一,署名,并注明接收者、传真资料的数量、情况是否紧急、是否需要回复等事项;第二,传真发出后,最好与接收者电话联系,以确保对方能够收到资料。
即时通讯工具
使用即时通讯工具(QQ、MSN等)进行沟通和交流时,应把握五个要点:第一,为了安全考虑,要提前安装防火墙、杀毒软件等;
第二,看清楚信息接收者;
第三,在发信息前,再次确认信息的准确性;
第四,在发送信息时,要确保对方能轻松看懂,不要用过于花哨的形式;第五,要注意信息的保密性,切忌在对公聊天时拿领导人的照片开玩笑。
书信
手写的书信更有诚意,更容易打动客户,但一定要保证
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