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档案管理规定

档案管理规定Ver2.1P-2/6

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档案管理规定Ver2.1P-3/6

目录

1.目的

2.适用范围

3.职责

3.1项目管理部门

3.2各职能部门

4.规定内容

4.1材料形成

4.2整理组卷

4.3档案的管理

4.4档案的借阅

5.引用文件

5.1《东北大学产品生产与科技开发类档案管理办法》：1997年

附录一：档案卷封皮标签式样、档案卷背脊式样

附录二：备考表式样

附录三：档案目录式样

附录四：档案卷卷内目录式样

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1.目的

为提高软件产品和软件项目的质量及软件开发过程中的管理水平，更好地为以后的软

件发工作提供有效的服务，采用先进的管理手段，实现软件产品和软件项目档案的科学管

理，大力开发档案信息资源，为考核软件产品和软件项目档案提供依据，特制定本管理规

定。

2.范围

适用于所有的书面材料和电子文件。存档材料包括：申报材料、审批材料、业务往来合同、

软件开发各个环节中形成的不同载体、形式的文件材料。

3.职责

3.1项目管理部门：负责公司所有软件开发资料的存档管理工作，并按规定向有关部门

或领导报送或报检存档资料。

3.2各职能部门：根据本规定进行本部门所需的资料存档工作。（本规定中，所有涉及

“项目管理部门”的地方也适用于各职能部门）。

4.规定内容

4.1材料形成

4.1.1软件开发或各项管理活动进行中或完成后，活动的有关人员应及时向项目管理部门

提交须归档的有关资料，项目管理部门也应及时收集和催交各项须归档的资料。

4.1.2归档的资料必须字迹工整、清晰，纸张大小为A4号复印纸（210×297mm，下同）

幅面；手写文字、签字等，一律使用蓝、黑钢笔，签字应同时书写签字日期。归档

资料如有涂改的地方，涂改位置应有相应负责人签字。

4.1.3归档资料必须对公司当前和长远具有参考价值和凭证作用。

4.1.4归档资料必须能完整、准确、系统地反映各项活动的全过程和各个阶段。

4.1.5归档资料必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须实物一致并且有成套性。

4.1.6归档的原则是：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生

的档案存档在前，后发生的档案存档在后；书面资料存档在前，电子文件存档在后；

不同存贮介质的资料应单独存放等。如果需要，应使用临时案卷存放归档的资料。

4.1.7归案的材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。

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4.2整理组卷

4.2.1软件开发或管理活动全部完成后，项目管理部门应在两个月内将全部材料进行检

查、整理组卷。

4.2.2档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。

4.2.3软件开发的档案应以软件项目或软件产品为单位单独组卷立档。与开发过程关系密

切的管理性文件，如各种评审记录等，应一起进行组卷。

4.2.4书面资料的幅面大于A4号复印纸规格时，应按A4号复印纸规格向前折叠。

4.2.5卷内的文件材料应按原件在前、附件在后排列。

4.2.6完成组卷的书面材料进行逐页编号，每卷从1开始，无论单面或双面只要有书写、

印刷的文