第七章信息管理_1课件(共19张PPT)《管理秘书实务（第三版）》（人民大学版）.ppt

信息不仅无用，有时还会有害，甚至给工作带来严重后果。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。信息反映的内容是客观的，信息生成后具有客观存在性。信息的客观性决定了信息具有可存储性。信息的存储和积累，使人们能够对信息进行系统的、全面的研究和分析，使得信息得以延续。存储性信息还具有可以归纳、综合和精练、浓缩的特征，从而使人们能够更好地利用它。可塑性 随着时间的推移，信息不断地产生和发展。无限性1.按信息源的性质划分2.按信息的表现形式划分自然信息和社会信息语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微型信息3.按信息内容所涉及的社会领域划分政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。4.按信息来源方向划分横向信息和纵向信息5.按信息稳定状态划分6.按信息作用时态划分静态信息和信息过去信息、现时信息和未来信息7.按信息在秘书工作中的作用划分预测信息、动态信息、反馈信息7.1.3信息的种类处于信息时代的秘书人员实际上时时事事都在跟信息打交道。作为秘书，不仅要掌握广阔的信息来源，更要掌握收集信息的有效方法，而且还要有将冗杂的信息进行整合的能力，并能将整理后的准确的具有内在联系的信息及时地传递给包括你的老板在内的决策者。在收集、整理、传递信息的过程中充分体现了秘书的辅助决策的角色特征。因此本章所介绍的内容是整个秘书工作的压轴戏。愿这部分内容能帮助秘书人员在日常的信息工作中游刃有余，得到上司的赏识和同事的青睐。7.1.4信息的作用价值性原则信息含有自身的价值。从根本上讲，信息价值的大小，在于它是否真实地反映了客观事物发展变化的状况，即是否具有真实性。真实是信息的生命。由于信息的来源和传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素，因此人们接收到的信息往往不一定能反映事物发展的本来面目。要做好信息工作就必须坚持调查研究，深入细致地了解各种信息源的信息含量、实用价值、可靠程度，必须辨别真伪、去粗取精、去伪存真，以细致的鉴别、精确的考证来求得信息的准确、真实、可靠，从而保证信息的价值，这就是信息工作必须遵循的价值原则。7.1.5信息工作的基本原则时效性原则时效性是信息的一个重要属性，是衡量信息价值大小的重要尺度。信息从信息源出发，经由信道而达信宿的全部过程，只有在一定的时间范围内，才能体现它的价值，发挥它的作用。过时的信息不仅其价值会降低或丧失，而且会造成工作的损失。因此，信息工作必须遵循时效性原则，特别注意信息使用价值和时效性的密切联系。时效性是通过信息的“及时”和“适时”两种形式显现的。“及时”是指秘书对富有新意（新动向、新观点、新趋势）的信息要及时收集、整理和提供利用。这是信息的生命力之所在。“适时”是指秘书向利用者提供信息时要审时度势，选择最佳时机。层次原则信息的价值是客观存在的，但信息价值量的大小却取决于信息本身的内容对接受者的有用程度。由于社会实践活动的不同，人们对信息有着不同的需求。同一条信息，对有的人来说价值高，而对其他人来说，价值可能就低，甚至毫无价值。这就要求秘书人员在信息工作中遵循层次原则。在收集信息时，要选准信息来源，从不同的来源收集不同层次的信息，不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至不同国家、不同环境的信息都要广泛收集。在加工信息时，要进行挖掘，把信息的深层次内涵发掘出来。在提供利用信息时，需要注意利用对象的层次性。本章体系信息管理概述信息的收集信息的整理信息的传递信息的存储信息的反馈信息的开发和利用7.1信息管理概述7.1.1信息的含义狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、情况等。广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。它是通信系统传输和处理的对象，泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预估的可能性越小，信息量就越大。这一定义表明：第一，信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从无机界到有机界、从宏观的宇宙天体到微观的基本粒子，从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。第二，信息是对事物运动变化状态的客观描述。世界上一切事物都处在不停的运动变化之中，事物的运动变化过程呈现出不同的状态、特征及其各自的规律性，其必然伴随着信息的产生、获取、传递、交换、存储等过程。任何事物的运动过程都离不开信息的运动过程。凡是有物质、