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文书管理制度内外公文签呈处理办法

1.总则

1.1.制定目的

(1)建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作业效率。

(2)将本公司内各种公文签呈之分类及处理予以明确化、具体化、效率化。

(3)促使本公司内各单位间之文书业务推行顺畅。

1.2.适用范围

本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。

1.3.权责单位

(1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

2.处理办法

2.1.公文签呈之分类

(1)急件：指紧急文件，收文者与受文者皆须于一定时限内完成送、批示或复

文者。

(2)普通件：指不强调时限，仅为发文单位联络通告事宜之说明者。

(3)机密件：指公司、工厂之发文涉及保密性事项不得外泄者。

2.2.文件夹颜色管理

2.2.1.红色卷宗夹

为专属急件公文签呈用。

2.2.2.白色卷宗夹

为专属普通公文签呈用。

2.2.3.密封式大封套

为专属机密公文签呈用。

2.3.文件处理时效

2.3.1.红色卷宗夹

(1)受文者接到公文后应立即处理并在不超过次日下班前回复。

(2)必要时可延长规定时效，但须先矬发文者，以防耽误大事，但时限只能延

长一个工作日为准。

2.3.2.白色卷宗夹

受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。

2.3.3.密封式大封套

机密性文件（含内外公文）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲

自送受件人处，并由受件人签收。发文亦同。

2.4.注意事项

(1)遇红色卷宗，当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定需要当事

人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位，以保证不致产生

积压或搁置情形。

(2)遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行注明处理原

则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延积时效。

2.5.文件处理规则

2.5.1.文件收发人

每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。

2.5.2.文件跟催人

每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向

及处理时效。跟催状况及文件返回时间须加以登记。

2.6.作业异常处理

(1)为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实且不被滥用，各部门主管应负责

督导，若未能遵守且督导无效仍继续犯错者，应予以口头警告，并列入考

核参考资料内。

(2)发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会过失单位以

改进。

(3)未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，管理部应签报《奖

惩报告单》，并于将惩会议中讨论处理。