烟叶入库管理暂行.doc

目的

标准公司烟叶入库的操作流程，确保烟叶入库有序进行。

适用范围

适用于调拔、调剂、进口及调配烟叶的入库。

定义

无

职责

原料供给部负责编发烟叶入库方案；指导、协调、检查、监督烟叶入库。

卷烟厂〔烟叶储藏库〕负责烟叶的收货及帐务处理，负责衔接进口烟叶商检。

内容

烟叶入库流程

编发入库方案

每月25日前，原料供给部综合管理科提供下月“烟叶月度调入方案表”、卷烟厂提供“库容情况一览表”至原料供给部烟叶储运科。

每月30日，原料供给部烟叶储运科、烟叶复烤加工科和综合科召开碰头会，根据年度“烟叶入库方案明细”和“烟叶月度调入方案表”、“库容情况一览表”，明确入库烟叶储存的具体地点。

烟叶储运科根据会议安排，编制“烟叶月度入库方案”，于每月2日前发送到烟叶复烤科和卷烟厂〔烟叶储藏库〕。

烟叶入库

原料供给部催促承运公司如实填写“烟叶到货通知单”，至原料供给部及卷烟厂〔烟叶储藏库〕。

原料供给部催促承运公司及时与卷烟厂〔烟叶储藏库〕衔接到货信息，以便储藏库做好收货准备。

如运输环节出现异常，原料供给部组织承运公司、卷烟厂〔烟叶储藏库〕协调处理。

烟叶到货后，烟叶储藏库检查相关单据是否齐全，与“烟叶到货通知单”信息是否一致，检查内容包括产地、等级、数量、合同信息、准运证信息等。

汽车运输：检查合同、准运证、发货单位调拨单。

铁路运输：检查合同、准运证、铁路大票。

水路运输：检查合同、准运证、发货单位调拨单。

如入库烟叶为进口烟叶，卷烟厂〔烟叶储藏库〕应及时通知原料供给部，并与商检机构进行衔接，对进口烟叶进行检疫。

卷烟厂〔烟叶储藏库〕对到货烟叶进行整理、分类、入库检验。如无异常，在发货单上注明实收对应等级烟叶的数量〔箱、件〕和重量〔公斤〕，开具“烟叶收货单”并组织收货。

收货后，卷烟厂〔烟叶储藏库〕在准运证原件上加盖“货已收讫”专用章，做好到货确认，并登录准运证管理台帐。如遇准运证有效期将满仍未到货，卷烟厂〔烟叶储藏库〕应将信息及时反应至原料供给部，由原料供给部协调处理。

收货后，卷烟厂〔烟叶储藏库〕填写“收货日报表”，按月汇总并核实无误后，于次月2号前以邮件形式发送到原料供给部。卷烟厂〔烟叶储藏库〕每月按收货批次整理好相关单据，存档三年备查。

烟叶到达卷烟厂〔烟叶储藏库〕后，如需中转，由卷烟厂〔烟叶储藏库〕负责按二级配送方式中转。

烟叶入库异常情况处理

单据类异常情况处理：在“收货日报表”备注栏上说明，按实际到货等级收货。

实物类异常情况处理

打湿烟叶

清理及处理完毕后，卷烟厂〔烟叶储藏库〕应将打湿烟叶重量〔公斤〕、更换包装数量〔个〕、实收数量〔件〕、实收重量〔公斤〕填写在“烟叶收货单”上。

入库检验重量与标识重量不符、水份超标按《不合格烟叶处理》执行。

单据与实物不符

实物超过准运证数量，卷烟厂〔烟叶储藏库〕拒收后，填写“烟叶入库异常信息反应单”反应至原料供给部，并按原料供给部出具的意见组织处理后，方可入库。

实物与发货单位调拔单不符：如等级不符，按实际等级接收；如数量不符，由原料供给部组织处理后，卷烟厂〔烟叶储藏库〕按处理意见接收，并在“收货日报表”上备注栏说明。

实物与合同等级不符，卷烟厂〔烟叶储藏库〕按实际等级数量接收，并在“收货日报表”上备注栏说明。

烟叶入库帐务处理

收货确认后，卷烟厂〔烟叶储藏库〕及时在库存信息系统中做子库存转移。

调拨烟叶入库时，如库存信息系统中无相应等级或数量，卷烟厂〔烟叶储藏库〕在库存信息系统中做虚拟接受，但不能进行子库存转移，实物做存放处理。待库存信息系统中有相应等级和数量时，再在库存信息系统中做相应调整〔即将相应等级和数量做帐户别名发放，再做子库存转移〕。

记录

记录编号

记录名称

存档处

保存期限

HNZY/GL-GC-01-02-a.0/01.0

烟叶到货通知单

卷烟厂、原料供给部

三年

HNZY/GL-GC-01-02-a.0/02.0

到货日报表

卷烟厂

三年

HNZY/GL-GC-01-02-a.0/03.0

烟叶收货单

卷烟厂

三年

有关文件

不合格品控制程序

不合格烟叶处理

烟叶调配与仓储管理

附录

烟叶到货通知单

收货日报表

烟叶收货单

烟叶到货通知单

承运公司:运输方式:编号：HNZY/GL-GC-01-02-a.0/01.0

发货单位

收货地

发货日期

产地

年度

品种

等级

承运工具号

印刷号

微机编号

合同编号

件数

重量

铁运车皮施封号

预计到货时间