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中山大学学报论丛,2003年第23卷第6期

SUNYATSENUNIVERSITYFORUM,Vol23No62003

高校学籍档案管理的新思路

梁建梅

(广东广播电视大学档案室,广东广州510091)

摘要:学籍档案是高校档案管理工作的一个重要组成部分。文章就高校学籍档案管理现状

以及存在的问题,提出一些解决措施,使高校学籍档案管理科学化、规范化、现代化。

关键词:高校;学籍档案;存在问题;管理措施

G271A(2003)

中图分类号:文献标识码:文章编号:

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的,对学校、社会和个

人具有保存价值的历史真实记录。高校学籍档案包括学生的入学注册、录取审批、成绩考

核、休学复学、转学退学、毕业等原始记录。学籍档案管理是高校档案管理工作的一个重

要组成部分,不仅因为高校学籍档案的繁多复杂,更因为高校学籍档案的重要性。对学籍

档案进行科学、规范的管理,一方面有利于改进教学,提高教学质量和管理水平,另一方

面对于杜绝假学历、假文凭的产生及贻害,维护学历、文凭的严肃性和权威性,起了重要

作用。以下就对如何管理高校学籍档案发表一些粗浅的看法。

一、高校学籍档案管理的现状

高校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视,现在许多高校不仅安排政治素质好、责

任心强、学历高的同志从事档案管理工作,而且在档案库房面积、档案柜数量、电脑、办

公用品等硬件设施方面,提供了比较完备的条件。但是,高校学籍档案在微观的具体管理

上,还存在不少的问题。

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一档案自身的问题

1.繁杂这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育,还有

非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育,成人教育又包

括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更加多,如短期培训、单科教

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育、证书教育等等。而每个学员又包括新生录取审批表、登记表、花名册含照片、学

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籍变动档案如转学、休复学、转专业等、在校各科成绩登记表、毕业生登记表,短期

学员名册、成绩册、结业名册等等。如此,学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就繁

多复杂。

2.缺损高校学籍档案缺损表现在两方面,一是材料不齐全,不完整。有些学院、

分校在填写学籍档案材料时,图省事,没有逐一填满,有的竟然在毕业生名册上没有填毕

收稿日期:2003-08-10

作者简介:梁建梅(1978-),女,江西南昌人,广东广播电视大学档案室助理。

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