用Excel建立人事管理系统.doc

用Excel建立一套小型人事数据管理系统

前言：

在现实生活中，很多小型公司并没有给人事部门配备专门的人事管理软件。事实上，一套专门的人事管理软件费用昂贵，并且不一定适合公司的实际需求。

自己动手，用Excel来建立适于本公司具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。Excel的功能强大，而操作又很方便，每月准确无误的记录公司员工增减变化情况，年终分析大量的人事数据等等复杂的工作都能通过Excel轻松完毕。现在我们给读者朋友们提供这样一个实例——通过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。

正文：

一方面我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设立您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:

图一点击可看清楚大图

接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设立，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设立

我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设立。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:

(1)性别:=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女)

含义：“LEN(E3)=15”表达看E3中是否有15个字符;

“MID(E3,15,1)”表达在E3中从第15位开始提取1位字符;

“MOD(MID()，2)=1”表达提取的字符除以2余数为1;

“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表达看E3中是否够15个字符，假如够就从第15个字符开始取1个字符，假如不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。

“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女”表达所取字符除以2假如余数为1显示男，否则显示女。

(2)出生年月:=IF(LEN(E3)=15,DATE(MID(E3,7,2),MID(E3,9,2),MID(E3,11,2)),DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2)))

含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);

“MID(E3,7,4)”表达在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表达年，用类似的表达方法一个人的出生年月日便可以通过函数设立表达出来，假如为了看起来方便，我们可以将单元格格式设立成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。

(3)年龄:=DATEDIF(G3,TODAY(),Y)

含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表达两个日期的差值;

“TODAY()”表达系统自带的日期即显示当天日期;

“DATEDIF(G3,TODAY(),Y)”表达今天的日期与G3所表达的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年龄就会容易的显示出来了。

2、劳动协议期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设立

劳动协议管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动协议到期续签问题更是不可忽视。假如由于我们的人为因素导致了劳动协议漏签、延期签订等问题也许会给公司以及员工个人带来一定的损失。从一个人入职签订试用期协议开始，再到签订正式劳动协议以及后来的续签劳动协议，一系列的日期如何可以让系统自动生成，并且形成系统提前30天自动提醒我们的功能呢？这需要对一些信息项进行函数设立。如图(二)所示:

图二点击可看清楚大图

(1)试用期到期时间:=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)

含义：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”显示指定日期;

在这里我们假设试用期为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH(P3)+3表达在此人入职时间月的基础上增长三个月。而DAY(P3)-1是根据劳动协议签订为全年正月而设立的。比如2023年11月6日到2023年11月5日为一个劳动协议签订期。

(2)劳动协议到期时间:=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)

我们同样采用上述函数的设立方法。这里我们假设劳动协议期限为1年，则我们需要设立成YEAR(P3)+1，此外这个数值仍然以入职日期为计算根据，所以天数上还要设立成DAY(P3)-1的格式。

(3)续签协议到期时间:=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3)