会议管理_2课件(共20张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.ppt

管理秘书实务（第二版）

第5章：会议管理

目录5.1会议管理概述5.2会议组织5.3会议协调和控制

5.3会议的协调与控制5.3.1会议协调1.会议协调的要求（1）加强会议组织工作部门的建设，提高会议组织人员的素质和工作效率，树立良好的形象，取得各方面的信任。（2）注重调查研究，广泛收集各方面的信息。（3）争取领导同志的理解、信任和支持。（4）充分发挥各相关工作部门的作用。

5.3会议的协调与控制（5）顾全大局，求同存异，协调一致。（6）建立良好的人际关系。（7）善于将原则性与灵活性结合起来。（8）遇到问题，耐心细致，沉着冷静，稳重行事。（9）注意留有余地。（10）协调之后注意及时抓落实。

2.会务协调（1）会议时间的安排与协调（2）会议地点的安排与协调（3）与会人员的安排与协调（4）关于议题的安排与协调（5）与外部交通、供电、供水、商业等部门的协调5.3会议的协调与控制

5.3.2会议的控制1.会议的进程控制（1）会议主持人对会场的控制主持人的责任具体包括以下几个方面：1）会前。确定以下各项：会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。2）会间。创造和谐的会议气氛、宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确定行动和责任、宣布闭会。3）会后。回顾会议情形，评价会议进展情况和结果，确信全体会议成员均已理解会议内容。5.3会议的协调与控制

（2）采取有效手段控制会场气氛1）主持人要提前到达会场，当会议参加者进入会场时要与他们打招呼，并能与他们进行短时间的非正式交谈。2）开会时间要准时，不要因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场，而耽误大家的时间。3）会议开始后，首先要简明扼要地引出主题，说明讨论目的，使每一个与会者都明白会议要达到什么结果。5.3会议的协调与控制

4）会议进程中，要使每一个会议成员对会议的成功具有责任感。5）在某一段时间里，要集中讨论一个议题，保证大家轮流充分发表自己的见解。6）对已表述的观点及时加以概括总结，引导会议进展。7）当讨论偏离主题时，主持人需提请大家紧扣主题。8）当会场出现混乱，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。5.3会议的协调与控制

（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成1）引导会议进程的方法：①会议召开之前，须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。②明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。5.3会议的协调与控制

（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成1）引导会议进程的方法：③会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机。④在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限。5.3会议的协调与控制

（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成1）引导会议进程的方法：⑤当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩论，及时确认结论，形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。⑥多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。5.3会议的协调与控制

2）引导会议决议形成的技巧：①认真倾听，最少限度地打断谈话。②树立自信心，为确信自己能对任何冲突产生积极的影响。③消除交流障碍。④强调问题。⑤使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。5.3会议的协调与控制

2.会议数量控制（1）“会海”的成因1）领导者素质不高2）官僚主义作祟3）组织结构不合理4）会议质量低劣，效率不高5）会风不正5.3会议的协调与控制

（2）控制会议数量的主要方法措施1）提高各级领导者的素质，提高领导者的领导水平。2）合理设置机构，正确分割职能与权力，避免或减少职能的交叉重复，避免事权的过于集中或过于分散。3）建立并