档案移交归档制度档案管理制度.pdfVIP

档案管理制度

一、总则

1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查

阅和销毁的管理，特制定本制度。

2、档案的范围

（1）公司内部经营形成的各种资料。

（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关

的公文、通知、批复等资料。

（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的

与经营有关的资料。

二、档案的管理部门

1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政

管理中心为主管部门。

2、档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规

范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、

备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类

档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子

目录。

（2）财务中心档案管理的职责

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制

度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理

1、档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各

部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调

整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和

行政管理中心审批同意后再做调整。

2、档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公

司档案主要采取按实质内容进行分类。

（1）按内容进行分类，主要有：

①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、

制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通

知、批文等。

②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、

董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、

注销、年审资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划

与总结等。

⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成

付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。

包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成

本）、劳资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、

涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财

务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

○工会文件

11

○登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案

12

管理登记资料、图书借阅登记表等。

○签字印模。包括签字样本、印章印模等。

13

○特殊业务资料。

14

（2）按保存形式分类

①纸质形式

②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式

等形式。

（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、

一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密

文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级

数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进

行确定。

①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会

对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财

产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高

管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的

核心档案。包括但不限于：

a、总裁指定的绝密事项资料；

b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成