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集团总裁办邮件寄发管理办法
为加强****集团(以下简称公司)邮件寄发的规范管理,
提高工作效率,确保信息传递的迅速、准确、有效,特制定
本办法。
第一条管理职责
总裁办为公司邮件寄发的归口管理部门,负责邮件的投
寄及费用支付。
第二条邮件的种类分为平函、挂函和特快专递。
第三条邮件寄发管理
(一)一般性业务函件采用平函的方式寄发。由寄发人
填写好受寄人的邮编、地址、单位、姓名,并填写邮政部门
印制的《交寄函件清单》,交总裁办投寄。
(二)销售类或重要的工作函件可采用挂函的方式寄发。
由寄发人填写好收寄人的邮编、地址、单位、姓名及《交寄
挂号函件清单》后,交总裁办办理邮局投寄业务,并保存挂
函号联。
(三)急件或较重要的工作函件可采用特快专递的方式
寄发。由寄发人填写好收寄人的邮编、地址、单位、姓名及
《邮件寄发登记表》后,交总裁办办投寄手续,并保存特快
投递复写联。
第四条邮件退函处理
无论何种原因发生的退函,均须先统一交总裁办作好登
记后,再发至各相关部门或人员。
第五条邮件费用支付
邮件投寄发生的费用,均由总裁办统一支付,经总裁办
办领导审批后报销。
第六条附则
(一)本办法适用于公司本部,其他各分、子公司参照
执行。
(二)本办法由总裁办负责解释和修订,自颁布之日起
实施。
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