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档案管理知识

一、档案的定义

《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会

组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活

动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不

同形式的历史记录。

二、档案的属性

档案除具有原始记录性这一本质属性外，也有一般的属性，知识属性

和信息属性，是档案的两个重要属性。

三、档案与文件的联系与区别

档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存

的文件材料的集合体。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

四、档案与资料的联系与区别

档案和资料都是知识的载体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源

条件，在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于：

1、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并

应归档保存的属档案；资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的

材料。

2、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录，因

此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手

段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。

五、档案的分类

按照档案形成的不同领域，档案可分为文书档案、科技档案（如基建

设备档案）、专门档案（如会计档案、诉讼档案等）。

按照档案载体形式划分，可分为纸质档案和特殊载体档案（包括声像

档案、机读档案、实物档案等）。

六、档案的作用

档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的作用。

1、是机关工作的凭据。档案是机关过去工作活动的记录，又是机关

日后继续工作的重要条件。利用档案，有助于提高机关工作效率和工

作质量。

2、是生产建设的参考依据。档案反映了经济活动的情况，能为以经

济建设为中心的现代化建设提供档案信息，对制订经济计划、检查和

总结、推广先进生产技术和管理经验，以及防止自然灾害等方面，都

是重要的参考材料。

3、科学研究的可靠材料。档案记录了前人科学研究成果和历史史实

的最真实、最可靠的内容，任何科学研究都离不开档案，尤其是历史

科学研究，在我国凡对历史研究有成效者，莫不得力于档案。

4、是政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律

等各方面的发展状况，这些材料，自古以来就是阶级统治和政治斗争

的工具。在阶级社会里，国家机关形成的档案，总是代表着统治阶级

的意志，记录着统治阶级在统治时期的各方面活动的历史真实。我们

党和国家一向重视利用档案作为政治斗争的可靠依据和锐利武器。

5、是宣传教育的生动素材。利用档案写回忆录、著书立说、演讲报

告、举办各种展览等，可以用来对人民进行革命传统教育，爱国主义

教育。

七、档案作用的性质

档案作用的性质概括起来有两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。

1、档案是历史的真实凭证

俗话说：“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”，这个“字”

往往就是指文书，指的是档案。档案所以有凭证作用，这是由于档案

的形成和档案本身的特点决定的。首先，从档案的形成来看，由于它

是从当时直接使用的文件转化而来，它客观地记录了以往的历史情

况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式上看，文件上保留

着真实的历史标记。如当事人的手稿，签署，机关或个人的印信，还

有的是原来形象的照片和原声的录音。2、档案是第一手的参考材料

档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中

的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺

术中的创作成果。因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，

研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。

八、立档单位

形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单

位的主要条件有：

1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

九、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国

家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗（国家全部档案）

这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，一是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问

题。国家档案全宗的构成有以下三部分：1、中华人民共和国时期的

档案2、革命历史档案3、旧政权时期的档案

中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部

门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著

名人物形成的档案。革命历史档案，主要