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档案分类与整理教材

档案整理工作n档案整理按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。n档案整理方法：以卷为管理单位以件为管理单位

n档案整理一般程序从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。制定档案分类方案

综合档案室（按门类分类）综合档案室文书档案科技档案会计档案业务档案特种载体信贷会计银行卡档案档案档案计监业划察务信稽管贷核理类类类党行人务政事类类类群团类专业储蓄房信国际会计会计会计会计凭帐报其证册表他

综合档案室（按职能分类1）综合档案室行党人基人特政群事业本科设会事种管管教务建研备计档载理理育类设类类类案体类类类类类类

综合档案室（按职能分类2）高校综合档案室综合档案室党行基仪产群政学教科本器品管管籍学研建设生理理类类类设备产特外财种事会载类类体类出版物类类类类类类v高等学校档案管理办法（教育部27号令）

综合档案室（按职能分类3）企业综合档案室生产技术管理类科学技术研究类行党经政群营管工管理作理类类类设基干产品类备本会部仪建计职器设类工类类类v工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）

3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的要求n已办理完毕的，有保存价值的n遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系n区分不同价值n便于档案的保管和利用

按《归档文件整理规则》进行整理n归档文件的整理单位——件的界定一般以每份文件为一件文件正本与定稿、文件处理单为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件来文与复文可为一件

文件修整为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：n修裱规格较小或破损的文件；n复制字迹模糊或易褪变的文件；n折叠超大的文件；n去除文件上易锈蚀的金属物。

文件装订n装订规则归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。n装订方法线装包角

分类n分类方法：年度分类法机构/问题分类法保管期限分类法n分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）

n例1：2004年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年n管理处…永久、30年、10年n……n2005年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年n管理处…永久、30年、10年n……n2006年：……nn

n例2：2004年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年……2005年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年……2006年：……

n例3：2004年：永久、30年、10年2005年：永久、30年、10年2006年：永久、30年、10年……

排列n归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。1、同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。2、不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。

编号n归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。n归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档