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【会计实操经验】详解财务软件应用四大注意事项

【导读】财务人员的日常工作离不开财务软件，不过再使用财务软

件进行财务报表编制以及日常核算等工作时，必须注意一些使用技

巧，可以令工作更加方便快捷。

一、新建套帐时的注意事项

拿到一套软件之后，不要急于去安装和尝试软件的各种功能。首

先应该对软件的使用细则有一套清晰的了解，应了解该财务软件的

运作流程。然后，按下列程序进行套帐的初始化操作。

1、在用友财务软件中，首先应该以管理员的身份新建套帐，建

帐之后不应先去初始化期初余额，更重要的工作是进行财务分工！

不要对我说你单位就你一个会计，即便如此，你也得进行财务分

工，身兼数职：所有的财务软件都将凭证的录入与审核计帐相分

离，以便交叉监督。最常见的财务分工方式是分成四人：系统管理

员、制单员、审核员、记帐员。在以后的使用中，应该按帐务核算

的分工以不同的身份登录财务软件。

2、进行科目设置。在财务分工之后，接着应查看由系统提供的

会计科目是否能够满足你单位的核算需要，如果不够（准确地说，

肯定不够！），还应该添加相关的科目。比如，在核算增值税的过

程中，很明显地需要“应交增值税”二级科目甚至三级科目，但你

在系统提供的会计科目中不能找到，此时应进入“会计科目”模

块，进行科目的添加工作，在添加的过程中，应该注意对科目编码

的设置。如果是二级科目，该科目的前三位编码一定要设成对应的

一级科目的代码。应该知道的是，用友财务软件对科目的管理是以

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科目编码为依据的，如果科目编码设置错误的话，后患无穷！而

且，科目只要设定好了，以后核算中想将之删掉都不行！

3、进行期初余额的设定。如果你新建套帐的启用日期是在年份

中间，在录入期初余额时，不能在“年初余额”栏目中输入，这样

做是徒劳的。我就曾因为该问题一直怀疑是否是有软件故障。正确

的方法是在“期初余额”栏目中输入。在进行期初余额录入时，一

定要注意数据的准确性，因为，这些期初数据一旦发生作用时，你

是无论如何也不可能去修改的！

二、日常核算过程中的注意事项

用财务软件进行日常的会计核算，有时会遇到自找麻烦的事，手

工处理中很简单的事情，在计算机上你却束手无策！常见的问题如

下：

1、不能进行凭证录入：刚使用用友软件时，你首先会进入“凭

证处理模块”，进行凭证的录入，但往往你都不会成功。原因何

在？因为你未对凭证进行“凭证类别”（也就是常见的“收字、转

字、付字”）设定，解决方法很简单，进入“凭证类别”进行设定

即可。

2、录入的凭证无法登帐。当你辛辛苦苦地录完凭证之后，在进

行记帐操作时，你很可能会发现系统可供记帐的凭证是空白的，为

什么？这里，就不得不提到核算的过程了。在用友的财务软件中，

基本的核算过程是：凭证录入-凭证审核-凭证录帐，这个基本程序

是不可不知的。另外，根据交叉监督的原则，在凭证录入时你是不

可能同时进行凭证审核、记帐的，你（或者其他人）必须以不同的

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身份再次重新登录，才能够进行审核、记帐操作。

3、以记帐的凭证无法修改。在你将所有的凭证都记帐之后，你

发现之前你的会计凭证录入有误，怎样去修改？这个过程有些复

杂。首先以“审核员”或者“记帐员”的身份重新登录，然后进入

“套帐管理”模块，选择“恢复记帐前状态”菜单，这时，你可以

在“恢复最近一次记帐前状态”和“恢复到月初时状态”之间进行

选择。之后进入“凭证处理”模块，取消对出错凭证的审核，然后

再以“制单员”的身份重新登录，进行修改操作。会计是一门很实

用的学科，从古至今经历漫长时间的发展，从原来单一的以记账和

核账为主要工作，发展到现在衍生出来包括预测、决策、管理等功

能。会计是一门很基础的学科，无论你是企业老板还是投资者，无

论你是税务局还是银行，任何涉及到资金决策（有些可能不涉及资

金）的部门都至少要懂得些会计知识。而我们作为专业人员不仅仅

是把会计当作“敲门砖”也就是说，不仅仅是获得了资格或者能力

就结束了，社会是不断向前进步的，具体到我们的工作中也是会不

断发展的，我们学到的东西不可能会一直有用，对于已经舍弃的东