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郑州市物业公司行文管理规范
目的
为了建立公司科学、合理、规范的公文处理程序,使公文处理更加准确、及时,以便提高公文处理的工作效率和公文的质量,特制定本办法。本办法适用于公司各部门的公文管理。
公文的种类
1.公司的通用公文种类有:
(1)请示:向上级部门请求、请示、请求批准的事项。
(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。
(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。
(5)批复:上级答复下级的请示事项。
(6)通告:在公司范围内公布,应当遵守或周知的事项。
(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或执行的公文。
(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。
(9)函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。
(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。
2.公司的专用公文有:备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。
3.公文格式:
(1).公文一般要求包括:
A.发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。
B.收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。
C.标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。
D.正文:公文的主体部分。
E.发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称。
F.公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。
G.公文印章:加印在发文日期中间。
H.密级:保密文件注明密级。
I.附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。
(2)用纸格式:公文用纸用A4型(29.7cm×21.0cm);
(3)印装格式:
A.公文均采用横书横排;
B.单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订;
C.装订可用线装、钉装、胶粘办法。
D.版面格式:首页采用文头。
(4)字体格式:标题采用黑体字,正文采用宋体字。
公文行文原则
1.上行文原则:
(1)逐级行文,即下一级行文给直接上级;
(2)多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文;
(3)越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。
2.下行文原则:
(1)逐级行文;
(2)多级同时行文;
(3)直贯到底行文。
3.平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间的行文。
行文注意事项:
1.可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量;
2.减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮;
3.行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担;
4.避免轻率越级行文。
对外行文处理程序:
1.拟稿
(1)由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。
(2)对外发文一般以公司名义发文。在公司各部门有必要发文时,在公司后加下属部门全称。
(3)发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
2.核稿
(1)拟稿完毕后填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。
(2)审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。
3.签发
有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。
4.编号
由行政办公室统一编排发文字号。
5.打印、校对。
(1)急件应先行处理。
(2)保密件应由专人打印。
(3)打印后的校样、废纸、腊纸等应妥善处理。
(4)校对专人处理,以原稿为准,重要文件多人校对。
(5)打印、校对责任人签名。
6.盖章、发文登记。
(1)在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。
(2)发文工作由行政办公室负责。
对内行文处理程序
1.对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
2.特殊情况下各部门对公司行文可不必经打印程序。
3.对内行文由各部门负责人、公司领导签发。
收文处理办法
1.签收
(1)一切外来信件、电报、传真,统一由行政办公室签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政办公室收启,统一由行政办公室拆封处理。
(2)写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政办公室登记处理。
2.分发
(1)行政办公室根据公文性质、要求,确定具体阅批对象。
(2)分发去向:
A.重要来文,由行政办公室主任提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。
B.一般公务文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。
C.参阅性文件,直接组织传阅。
D.范围不明的文件,送领导审阅。
3.催办
分为对内催办与对外催办,包括发函,派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交待、件件有着落,防止漏办、延误。
4.结办
文件传阅完
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