实行无纸化办公的建议及实施方案.doc

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实行无纸化办公的建议及实施方案

近年来，随着我公司的业务不断开展，在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，且审核需要领导签字，办公效率低下，无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用，计算机网络日益普及的情况下，为适应现代化企业发展的需要，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。

一、具体实施办法?

结合我公司实际，建议从钉钉软件开发，先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化，具体措施：

印章使用审批（印章带出）

依据公司规范运营、防范风险的管理规定，审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后，印章管理人员进行盖章操作。过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。

具体方案如下：

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上下滑动选择自己的部门

上下滑动选择自己的部门

使用印章的时间填写自己的名字

使用印章的时间

填写自己的名字

使用印章的

使用印章的原因

需要盖章的文件数量盖章文件的名称

需要盖章的文件数量

盖章文件的名称

点击添加多个文件名称

点击添加多个文件名称

选择是或者否

选择是或者否

带出印章和另外同行的小伙伴

带出印章和另外同行的小伙伴，需为公司内人员

填写是或否，如选择否将无法通过审批

填写是或否，如选择否将无法通过审批

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发起与通过审核后抄送通知人总经理确认审核副总经理确认审核申请人自行确认审核印章管理部门负责人确认审核申请人直属领导确认审核

发起与通过审核后抄送通知人

总经理确认审核

副总经理确认审核

申请人自行确认审核

印章管理部门负责人确认审核

申请人直属领导确认审核

确认审核流程说明

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派车审批系统

当前我公司派车大多数采用人工填写派车单，导致审批、登记手续繁琐，办事效率低，车辆自由出入，管理混乱。手工填写派车单漏洞多、不易查询、统计，效率低、出错率高不好管理。

必填项，输入乘车人数，除司机外，影响到派什么车必填项，选择是或否，影响到审批人员设置必填项，选择是或否，影响到审批人员设置非必填项，默认不填情况下车是返回三亚总部上下滑动选择自己的部门具体方案如下：

必填项，输入乘车人数，除司机外，影响到派什么车

必填项，选择是或否，影响到审批人员设置

必填项，选择是或否，影响到审批人员设置

非必填项，默认不填情况下车是返回三亚总部

上下滑动选择自己的部门

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按条件审批：

默认情况下，隔天返回为“否”并且自驾为“否”，有行政服务部经理决议审批即可；

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其他三种条件，包括自驾为“是”且隔天为“是”，自驾为“否”且隔天为“是”，…，审议决定要经过行政服务部、副总经理、总经理逐一决议审批，其中间任何一人拒绝批准，将中断流程进度。

现存问题：

钉钉软件系统仍未简单流程开发，审批条件选项较少，不具备开发中大型项目实力。

现钉钉审批设置为判断条件审批，一些重要的审核需要副总经理，总经理通过手机钉钉软件审核流程，望领导条件允许的情况下在手机里下载一个钉钉软件。

2017.9.6

行政服务部

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