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酒店公文处理规则

1、总则

1)公文是传达酒店经营管理方针、政策，发布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验、传递信息等的一种重要工具。各级领导和部门工作人员都必须重视公文处理，准确有效的发挥公文作用，使其更好地为酒店事业发展服务。

2)各部门应当发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，防止官僚主义、形式主义、文牍主义和粗枝大叶、拖拉积压、互相推诿等不良作风，努力提高公文处理效率和公文质量。

3)公文处理必须做到：准确、及时、安全、保密。公文由总经办文档主管或各部门文员或部门指定人员负责收发、分办、传递、催办、核稿把关、呈批、誊印。

4)公文要合逻辑、合文法、合体式、讲修辞、实事求是、观点明确、简明扼要、条理清晰、通顺易懂。

5)文秘工作人员要热爱本职工作，树立为领导、为部门和员工服务的思想。

6)一切经办和经手文件的人员，都要保守机密，保护文件不受损失，在整个办文过程中，不得积压和拖延误事。

2、公文种类

根据国家公文种类规定，酒店公文种类主要有：

1)决定、会议

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2)指示

对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

3)通告

在一定范围内公布,要求广大员工应当遵守或需周知的事项，用“通告”。

4)通知

传达上级的指示，要求下级办理或转发上级、同级和不相隶属关系的公文，用“通知”。

5)通报

表彰先进、批评错误，传达重要情况，用“通报”。

6)报告、请示

向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

向上级请求指示，批准，用“请示”。

7)批复

答复下级请示事项，用“批复”。

8)函

与同级部门和不相隶属的部门互相商洽工作，询问和答复问题，向同级有关主管部门请求批准事项等，用“函”。

9)会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。

3、公文格式

公文格式一般包括：公文编号、密级、主题、主（报）送单位（人）、正文、附件、印章、签发人，发文日期、抄报（抄送）单位（人）等。

1)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。

2)发文字号，包括部门代字、年号、顺序号。几个部门联合发文，只标明主办部门发文字号。

3)公文应一律加盖印章或由部门经理或部门第一负责人签名。

4)秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

5)紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

6)请示一般只写一个主送部门（人），如需同时送其他部门（人），应用抄报或抄送形式。

7)公文如有附件，应在正文之后，年月日之前，注明附件名称和件数。

8)发文部门应写全称或规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

9)会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。（10）、文字从左至右横写、横排。

11)公文纸一般用A4纸型，左侧装订。“通告”用纸大小，根据实际需要确定。

4、行文关系

1)酒店在职权范围内，可对所属部门下达指示通知；对上级请示、报告工作；对平级和不相隶属的单位行文联系工作，商洽问题。

2)酒店各部门在分管业务范围内可直接对所属单位的对口部门通知一般具体工作事项。各部门不应以部门名义向酒店的上级和政府各部门行文。

3)公文一般只主送部门，不主送个人。请示公文，只主送一个部门。

4)公文抄送，应以主要有关部门为限，严格控制抄送范围。请示公文，一般不应同时抄送有关下级；主送某一部门的公文，一般不抄送其内部隶属部门。

5)无论对上对下，以不越级行文为原则。但下列事项可以越级行文：具有普遍性质的行文（如发布酒店政策、制度、通报等）；特殊需要，若逐级转递会误实效的事项；催办、解答、询问事项；上级交办制定直接上报的事项等。

6)同级部门可以联合行文。

5、公文处理程序

公文处理包括等级、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、用印、传递、立卷归档、销毁等程序。

1)收文登记

登记包括；来文部门、文号、日期、文件标题、附件、文件的机密、缓急标志、来文日期、收文编号等。一般具体事务性的文件，可简单登记或不登记。

发给酒店的文件，由总经办文档主管负责签收，拆封、登记。

凡代表酒店出席会议的人员，应将会议上所发的文件及时交总经办处理。

2)收文分办

a.收文登记后，文档主管交由总经办主任阅批分办。

b.分文力求准确。难以确定主办部门的文件，应与有关部门协商，或请示领导确定主办部门。

3)检查催办

a.凡需要处理的文件，都应检查催办。重要的来文和限时文件，要及时催办，催办一般由秘书负责。

b.承办人对所经办的文件，必须认真负责抓紧处理。如确需延长办理时间，应向分管