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文档管理制度

1目的

为建立健全公司文件管理制度，规范文件制作、发文、收文、保管及存档流程，提高文件形成和使用的效率，保证文件长期有效保存，确保公司经营管理活动信息畅通，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，保障公司各项经营管理政策的落实，特制订本制度。

2适用范围

2.1本制度适用于公司各种行政类文件的管理；

2.2以公司名义进行的发文：

2.3各部门以本部门名义发出或下发的文件，以及各部门收到的外来文件，参照本制度执行。

3职责

3.1管理部：公司行政类红头文件的归口管理部门，负责公司级行政类文件的校核、缮印、发文、收文等工作；

3.2科技管理部：公司制度文件的归口管理部门，负责公司级制度类文件的校核、缮印、发文、收文等工作；

3.3各部门：负责本部门职责范围内文件的草拟、组织评审、会签、修订与审稿工作；

3.4各部门分管领导：负责所分管部门文件的签发、外来文件的批阅等工作。

4发文流程

4.1拟稿

4.1.1文件的提出部门为拟稿人，负责文件的起草；

4.1.2文件的草拟，应符合公文行文规范，情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短，编辑格式要全篇统一；

4.1.3文件草拟完成，拟稿人填写《文件拟制审批单》中相关内容，在拟稿人处签字后随文件一并转入审稿流程。

4.2审稿

4.2.1由拟稿部门负责人对文件进行审稿；

4.2.2审核的重点是行文的必要性，法规的符合性，内容是否真实可靠、明确具体、切实可行，行文关系、公文格式是否正确，文字是否规范；

4.2.3审稿完成，审稿人在《文件拟制审批单》审稿人处签字；

4.2.4需要其他部门评审或会签的文稿，须经其他部门评审或会签审核通过后，由会签人在《文件拟制审批单》会签人处签字。

4.3校核

拟文部门应向管理部提交电子文档和书面文档，由管理部对需签发的文件进行文字校核，检查行文的语言和格式是否符合公文规范，如有文字和格式上的问题，应进行修正；若发现内容上有不明确或争议的地方，须及时与拟稿部门进行沟通确认，并提出修改建议；文稿校核完毕后，由校核人在《文件拟制审批单》校核人处签字，并将校核后的文稿返回拟稿部门。

4.4签发

4.4.1经过管理部校核签字的文件，由拟稿部门报送分管拟稿部门的分管领导对拟制文件进行审批签发；

4.4.2审批时如有修改，由文件拟稿部门按审批意见完成修改，审批稿为终审稿，原则上任何人不得再行改动；

4.4.3文件通过审批或完成修改，分管领导在《文件拟制审批单》上签发。

4.5发文格式

4.5.1公司各类文件发文均须采用公司拟定的统一文件头格式；

4.5.2须按照公司《红头文件格式》要求进行的发文：

4.5.2.1公司（**司）对外的重要行文应使用红头文件；

4.5.2.2公司对内下发需要遵照的决定、决议、纪要、任命、通报等使用红头文件；

4.5.2.3红头文件仅用于公司级文件，无部门级的红头文件；

4.5.2.4红头文件由管理部统一分配文件号，其中文件号由发文机关+年份+序号组成（序号不编虚位）。

4.5.3以公司名义对内下发的须要遵照执行的各类制度、规定、规范采用《管理标准文件模版》要求进行发文，发文时需进行文件编号、编号由科技管理部标准化组统一分配，版本号、部门号及修改次数标识详见《企业标准体系表及企业标准文件编号规则》。

4.5.4以公司名义或各部门名义行文解决一般性事项的通知、说明等，可使用分别以公司名义或部门名义按公司《便签格式》要求进行发文。

4.6缮印

4.6.1经过签发的文件，由拟文单位送交管理部，管理部在《××××年发文总目录》台账上记录行文日期、文件号、文件名称和拟文部门等；

4.6.2管理部根据《文件拟制审批单》上填写的数量对文件进行缮印；

4.6.3管理部将缮印完毕的文件装订成册，装订时认真检查，不得缺页、错页或多页。

4.7用印

4.7.1公司级文件对外发送时，须加盖公司公章，具体要求参见公司《印章管理规定》；部门级文件对外发送时无须加盖印章，仅需部门负责人签字以表确认即可；

4.7.2文件用印前应检查《文件拟制审批单》上的签字是否齐全，不符合本制度规定流程的公文，管理部有权不予盖章；

4.7.3文件用印须与发文单位名称一致，并做好用印登记。加盖印章应下压在成文时间上，如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分需另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取此页无正文的方法解决。

4.8分发

4.8.1管理部负责对文件进行分发；

4.8.2分发的范围

报：发文部门的直接上级领导或部门；

送：发文部门的平级部门或间接责任单位；

发：文件资料所及的