提高工作效率的关键方法.docx

提高工作效率的关键方法

提高工作效率的关键是更精确地应用技术。知识型员工更能精确地应用技术。当今，知识型员工在劳动力大军中所占的份额在稳步增长，因此，也出现了各种旨在提高其工作效率的技术工具。然而，几乎没有证据表明，花在个人电脑、办公软件、知识管理系统，以及许多其他技术工具上的庞大开支确实提高了生产率。

技术是实现沟通、协作和获取日益增多的信息的重要推动因素。企业组织需要采取一种完全不同的方法。对于企业而言，为知识型员工制定一种战略正当其时。这种战略不仅对知识型员工完成工作所需要的信息类型提供了更清晰的见解，而且，在整个组织中，根据不同知识型员工从事的不同工作，技术的应用也必须因人而异。为了更好地获取知识性工作的核心信息，有两种截然不同的途径。最常见的方法是让知识型员工自由获取种类繁多的工具和信息资源，该方法假定，这些员工将自行决定工作流程和信息需求。另一种是结构化提供信息和知识的方法，它涉及在一个明确定义的任务框架和提供能力范围内，向知识型员工提供相关信息。

计算机将一批工作发送给员工，并提供完成这些工作所需要的信息。自由获取信息和结构化提供信息这两种方法都在广泛使用，但它们对应该如何从事知识性工作，以及如何提高其工作效率做出了截然不同的假设。在这两种方法之间做出权衡取舍，却没有去寻找机会，充分利用结构化的威力，则很难从知识型员工身上获取最大效益。同样重要的是，企业必须在合适的精细化水平上寻求应用IT和提高效率的机会。虽然认为某一种特定方法对整个组织都将非常有效的想法可能十分诱人，但现实情况却很少会那么整齐划一。

最小分析单元应该精确到工作岗位和任务，或至少精确到工作岗位和任务的特定类别。为了提高一个特定业务单元或职能部门的工作效率，仅仅在企业范围内推出一系列举措，或依靠某一种软件，是远远不够的。相反，知识型员工的领导人应该了解员工之间的关键差异，并针对这些特点量身定制解决方案。让知识型员工自由获取信息和知识，一直是帮助他们做好自己工作的主要方式。

互联网的兴起、企业知识管理系统的建立，以及近来社交媒介的出现，为知识型员工提供了来自公共和私人来源的丰富信息。更侧重于分析的知识型员工还可以利用结构化的数据库和各种定量分析工具。在这种模式中，知识型员工定义和整合自己的信息环境。一直以来，在具有高级专业知识和技能的自我管理型知识员工中，采用自由获取信息的方法尤为常见。他们的业务活动被认为变数很大，甚至具有个人特质，因此很难用一种明确定义的流程对其进行建模或结构化。他们的需求也被认为同样是兼收并蓄和难以预测的。

随着技术对个人生活与工作之间的壁垒越来越多的渗透，经常可以看到员工在家里从事领取薪酬的工作，以及在办公室中处理私人事务。自由获取信息的模式假定，作为专家的知识型员工知道哪些信息可用，并且能够自己搜索和管理这些信息。它还假设，他们可以自我约束，以避免在工作时，把时间浪费在上网冲浪或者观看色情、体育内容或有趣的视频上。知识型员工通常都很欣赏自由获取信息的方式，在工作流程中，以及如何使用信息的方式上，该方式提供了大量自主性。对于雇主来说，这种积极的感受可能有助于留住人才和使员工工作更投入。

自由获取信息的方式非常适合难以提前预测各种突发事件的工作。而结构化流程技术则不足以应对此类情况。自由获取信息的方法使员工能创造性地应对不确定性和模糊性。支持自由获取模式的信息技术相对比较容易实现。任何人都能很容易地访问互联网和社交媒介，而且，利用任何Web浏览器都有可能访问第三方数据库，虽然封闭的企业文化有时会阻碍知识共享。

大多数知识型员工都知道如何使用基本的办公工具来提高工作效率，有的员工甚至非常精于此道。系统集成是次要的问题，因为知识型员工处于信息流的中心。自由获取信息存在的问题也相当明显：虽然知识型员工可能知道如何使用技术工具，但他们可能并不擅长搜索、利用或共享知识。由此造成的效率损失可能相当大。对效率和信息的精细化监测有助于提高生产率，但也存在与自由获取信息的精神相抵触的风险。

结构化提供信息的技术具有广泛的功能。其中最重要的是工作流技术，它可以控制知识型员工获取信息和工作任务的方式。这些员工可能用到的支持技术包

括：信息门户、用于自动决策的业务规则或算法、文档或内容管理系统、业务流程管理和监测系统，以及各种协作工具。日益模块化的组件设计使这些技术更便于使用。这种技术通常被称为个案管理系统，使知识型员工能够完成一个完整的个案或工作单元。只要能将某种程度的安排或流程施加于信息密集型工作，个案管理就可以创造价值。

结构化提供信息的方法主要应用于层次较低的信息任务，这些任务通常是可重复、可预测的，因此比较容易实现自动化。结构化模式的主要优点是提高工作效率：当企业组织实施这些技术时，用每单位工作时间完成的主要任务来衡量，工