文书档案管理归档整理操作方法和技巧.pdfVIP

文书档案管理归档整理操作方

法和技巧

一、什么是文件材料的归档整理

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种

纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之

有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，

区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法

（一）收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值

的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确

（二）确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档

文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：

1、文件正本与定稿为一件；

2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重

要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的

一部份。

4、原件与复制件为一件；

（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。

2、按保管期限分类：

文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

（五）“件”的排列

排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结

合时间对归档文件进行排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。

一般一份文件就是一个事由。

“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一

般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。

（六）编制归档号

归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上

的体现就是加盖归档章。

全宗号年度室编件号

机构或问题保管期限馆编件号

1、盖章要求：

（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单

位归档章加盖的位置应统一；

（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；

（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单

（办文单）上。

2、归档章具体栏目的填写：

（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。

（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，

不必加“年”。

（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，

不可用“1、2、3”等代码表示。

（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档

案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）

同一保管期限从“1”开始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给

定。

（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用

年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写

代号。

（七）编制归档文件目录

编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详

细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管

理模式，此工作在文件收发时可一并完成。

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