ISO22000记录控制程序(含表格).docVIP

ISO22000-2018/ISO9001/HACCP/GMP文件范例

文件名称：

记录控制程序

生效日期：

2022-02-21

文件编号：

页数

PAGE\*Arabic1/6

生效版本：

A0

文件制修订记录

NO

制/修订日期

修订编号

制/修订内容

版本

页次

1

2022-02-21

-

新制订

A0

核准

审核

制订

1.0目的:

本程序规定了公司管理体系相关记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制方法，以确保记录的真实、准确、完整和有效，同时通过记录的可追溯性来证明公司产品安全符合性和证实管理体系的有效运行。

2.0适用范围

适用于公司管理体系中所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。

3.0职责

3.1本程序由质量管理部负责管理，并监督公司归档保存的相关记录。

3.2各部门负责建立、收集、整理、保管本部门的管理体系相关记录。

4.0控制程序

4.1记录控制的范围

4.1.1证明产品安全符合规定要求的记录；

4.1.2证明管理体系有效运行的记录。

4.2管理体系相关记录的标识编号

管理体系相关记录的标识、编号按公司《文件控制程序》的规定执行，名称和编号应具有唯一性。

4.3记录的填写要求

4.3.1必须使用签字笔或装黑色墨水的钢笔填写，不得使用铅笔或圆珠笔填写。

4.3.2填写时要求内容真实、完整、字迹清楚，记录及时，不得提前或滞后填写。

4.3.3不得撕毁或任意涂改，如填写错误，须用横线画出更改处（更改处可以辨认），在旁边更改并由更改人签名，标明日期，不得使用涂抹、橡皮、小刀或涂改液等方式进行更改。

4.3.4按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时，要用“—”表示，短横线平行居中。内容与上项相同时应重复抄写，不得用“…”或“同上”表示。

4.3.5品名不得简写，应按公司规定的名称填写。

4.3.6记录人均应填写全名，不得只写姓或名。

4.3.7填写日期一律横写为xxxx年xx月xx日。

4.4管理体系相关记录的归档、保存、保护

4.4.1各部门必须把所有管理体系相关记录分类，按顺序整理好，妥善保存。所有与管理体系相关的记录应保持清洁，字迹清晰，及时进行整理，装订成册，分类编目，存放有序，便于查阅，定期归档。

4.4.2质量管理部负责编制《记录清单》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门依据《记录清单》，建立、收集本部门使用的管理体系相关记录原始样本，按规定的管理体系相关记录格式填写。

4.4.3批生产（包装）记录、批检验记录及与生产、销售、物料管理等相关的记录保存至产品有效期后一年。

4.4.4稳定性试验记录需长期保存。

4.4.5顾客投诉及有关记录需长期保存。

4.4.6质量管理部应采取日常动态性方式和每年对公司《记录清单》的目录、原始记录格式等进行一次检查和更新，确保清单和原始文本的有效性，并及时下发各部门予以指导。

4.4.7管理体系相关记录可呈任何媒体形式，如纸媒体、电子媒体、样本、照片、实物、留存样品等。采用电子媒体保存的管理体系相关记录，应建立备份。

4.4.8各部门保管和管理体系相关记录时，应做到“防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光、防失密”，经常通风，防止损坏或丢失。

4.5管理体系相关记录的查阅借阅

各部门保管的管理体系相关记录应便于检索、查阅，需借阅档案者应办理借阅登记手续。

4.6管理体系相关记录的销毁处理

管理体系相关记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，应填写《文件销毁申请单》,由部门经理审核，经食品安全小组常务组长同意后，由授权人执行销毁。

4.7记录文件格式

4.7.1管理体系相关记录文件格式由食品安全小组、或相关责任的文件编制部门设计，部门负责人同意后，交质量管理部编号、备案、登记。

4.7.2各部门根据工作需要提出记录格式更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

4.8本程序文件的控制原则和具体要求，可以与公司GMP体系文件的相关规定结合使用，也可以单独使用。

5.0相关文件

5.2《文件控制程序》

6.0相关记录

6.1《记录清单》

6.2《文件销毁申请单》

记录清单

序号

记录名称

记录编码

建立

部门

记录载体

保存期

保存

地点

纸质/电子

文件销毁申请单

文件名称

文件编码

销毁原因

批准人：审核人：申请人：申请日期：年月日

销毁人：监销人：销毁日期：年月日