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企业内部控制调研表-合同管理

第十六号合同管理：是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同不适用。

至少需关注的风险点

（一）未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

（二）合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。

（三）合同纠纷处理不当，可能损害企业利益、信誉和形象。

序号

控制要点

是否已设立内控措施

制度名称或代替措施情况等说明

制度条款

是否已执行

执行效果（以达到控制目标的程度分：优/良/中/差）

相关备查档案资料名称

—*

合同管理组织体系

是

否

*

*

是

否

*

*

1

是否制定合同分级管理制度，根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排明确分级授权，属于上一级合同管理权限的合同，下级未经授权不得签订

2

是否实行统一归口管理，明确合同归口管理部门、合同承办部门、财务部门等的职能分工

3

有否明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求

~[

合同订立

㈠

合同调查

1

合同谈判前是否必须获取合同对方的身份证明、法人登记证书

2

合同对方需要相关资质的，是否获得资质证明

3

是否审阅合同对方人员的授权委托书

4

是否了解对方信用状况等确保其履约能力的情况

㈡

合同谈判

1

是否设定了企业内部合同承办部门人员的范围并进行授权

2

是否明确影响重大、技术含量较高的合同或法律关系复杂的合同必须由法律、技术、财会计等内部专业人员参与合同谈判，必要时聘请外部专家参与

3

是否建立了合同谈判保密制度

4

谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，是否予以记录并妥善保存，防止舞弊及作责任追究依据

㈢

合同文本拟定

1

企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同

2

合同文本是否由业务承办部门起草、法律部门或相关职责部门审核

3

重大合同或法律关系复杂的特殊合同是否由法律部门或相关职责部门参与起草，相关部门提出不同意见的，应准确无误地加以记录

4

是否实行统一归口管理和授权审批制度，防止合同化整为零做法，杜绝越权行为

5

由签约对方起草的合同，是否认真审查，确保与谈判达成的意见一致，并留意“其他约定事项”等补充栏目，防止合同后续被篡改

㈣

合同审核

1

合同审核人员是否对合同的合法性、经济性、可行性、严密性进行重点审核

2

是否建立会审制度，重大合同或法律关系复杂的特殊合同由财务、内审、法律部门及其他相关部门共同审核

㈤

合同签署

1

是否制定合同签订审批权限及流程

2

正式对外订立的合同，是否由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章

3

授权签署合同的人员，是否有授权委托书

4

是否建立合同专用章保管制度

5

合同是否经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章

6

是否采取恰当的措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页之间加盖骑缝章、使用不可编辑的电子文档格式等

合同的履行

1

合同生效后，对没有约定或约定不明确的内容，是否与对方协商补充

2

合同变更的，按照规定的权限和程序办理变更或解除

3

企业内部授权处理合同纠纷的,应当签署授权委托书

4

纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺

5

未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门是否拒绝付款，并及时向企业有关负责人汇报

6

合同管理部门是否定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理

7

是否建立合同借阅、调用相关制度

8

是否建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，及时加以改进

9

建立合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为,应当追究有关机构或人员的责任

10

企业是否加强对子公司合同订立、履行情况的监督检查。

备注：

1、“制度名称”填列对控制要点进行规范的制度名称。

2、“制度条款”填列对控制要点进行规范的制度内容在制度中的具体条款。