工程档案整理与归档通用课件.pptVIP

工程档案整理与归档v1.文件与档案的关系v2.建设工程文件质量指标及其具体要求v3.单位工程（子单位）工程，分部工程（子分部工程），分项工程概念v4.工程档案移交程序v5.工程档案移交内容v6.工程档案整理的具体要求v7.档案装订及竣工图折叠实际操作指导

一、文件与档案的关系文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是筛选、形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件总量远远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。

文件转化为档案一般需具备三个条件：1、办理完毕的文件才能作为档案保存。一般有三种情况：一是文件中所说的事情需要近期办理的，确实已经办理完毕。二是文件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长期执行的，只要经过文件签收、传阅、研究讨论和贯彻执行，也算办理完毕。三是不需要具体承办的文件，只要登记、收发、传阅等文书处理程序结束，就算办理完毕。

2、具有一定价值的文件才有必要作为档案保存。确定文件是否需要归档保存，首要的尺度和条件就是看它对今后的工作和研究活动有无凭证和参考价值。

3、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。现代意义的档案，是经过科学整理、归档保存起来的文件。那些未经系统整理的文件，虽然其中有的也属于档案，但就整体而言，尚不是典型的现代意义的档案。

二、建设工程文件质量指标建设工程文件质量指标真实性可靠性完整性可用性

2.1建设工程文件质量指标的具体要求—真实性v具体含义真实是就归档文件的合法性而言的，即文件的来源、内容必须符合国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求，即必须是合法的，不得伪造、篡改。v具体要求1、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所规定的要求。2、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。3、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单，同时要有相关负责人的签字。

2.2建设工程文件质量指标的具体要求—可靠性v具体含义可靠性是就归档文件的科学性而言的，即文件必须能够真实反映建设工程的原貌，数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面的实际情况，并能够准确地反映上述的各项活动。v具体要求1.所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件；2.施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。3.各种图纸及其说明书在内容上要一致，其各组成部分间要没有矛盾和错误。4.施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制，并要求准确反映施工过程。

2.3建设工程文件质量指标的具体要求—完整性具体含义v档案的完整性有双重含义：一是就单份文件构成要素的完整性而言的，即一份文件不仅要包含完整的内容信息，还要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。二是就套内文件的齐全性而言的，即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。v具体要求一、单份文件的完整：1.文件的形成/编制日期；2.文件的形成单位、技术负责人等；3.编制人、审核人；4.同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。二、成套文件的完整：1.立项依据审批文件；2.征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；3.项目审批文件；4.施工技术文件和竣工验收文件；5.竣工图。

2.4建设工程文件质量指标的具体要求—可用性v具体含义归档文件是可以辨识的，在需要的时候可以检索、获取和访问。v具体要求1.每份文件都有唯一的标识符；2.所有的文件都进行了登记、分类和标引；3.能够对现有的文件进行准确查找，最好能够实现文件级检索。4.确保在相关的证据法和法庭规则下，文件能够作为证据来引证。5.电子文件的维护和利用都以电子形式进行。6.当文件的保存依赖于技术设施时，如缩微胶片或数字影响，要将技术设备和软件保存下来。7.当文件的保存依赖于技术设施时，在迁移到新的技术环境时，要使功能的损失降至最小，确保其长期的真实性。8.文件管理系统也要具备充分的安全控制手段，防止非法用户的利用。

三、建设工程项目单位（子单位）工程,分部（子分部）工程,分项工程划分

3.1单位（子单位）工程3.1单位（子单位）工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程是建设工程项目的组成部分。1.具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程；2.建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分作为一个子单位工程。

3.2分部（子分部）工程3.2分部（子分部）工程：v单位工程中可以独立组织施工的工程。当分部工程量较大且较复杂时，可将其中相同部分的工程或能形成独立专业体系的工程划分成若干子分部工程。

3.3分项工程3.3分项工程：v根据主要工种