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采购内控制度

第一章总则

第一条目的：提高公司物资采购计划的准确性和可控性，规范约

束和监督采购业务活动，进一步加强对入库物资数量质量的控制，降

低采购成本。

第二条适用范围：本公司相关部门、分公司、控股子公司，参股

公司参照执行。

第三条责任人：

（一）直接责任人：指物资采购经办人。

（二）监督责任：指对直接责任岗位的监督责任人。

（三）领导责任：分管副总或总经理。

第四条物资采购需求申报与审批

计划部根据客户订单和销售预测编制主要物资需求计划，仓库申

报常用物资需求计划，其它物资由需求部门申报需求计划，需求计划

按权限审批通过后交供应部，由供应部人员选择相应的采购方式落实

物资的采购。

采购需求计划应结合现有的库存状况，并综合考虑采购周期、最小

采购量等因素。

采购需求计划应包括：采购物资的种类、规格、数量、质量、交期

等要求。公司对所有的采购行为编制采购需求计划，确保公司生产所

需的物资采购

第二章业务处理

第一节供应商管理

第五条供应商档案

供应部根据以往资料整理供应商档案，对每个供应商做简单介绍，

记录其主要产品、产能、生产周期、交货情况及使用情况等。

供应部定期对每家供应商进行评估考核，并将考核结果录入供应

商档案。

第六条供应商的选择

供应部汇总计算各类物料的采购需求，参照供应商信息库和供应

商供货能力和供货比例选择供应商。

主要物资和大额订单需求由供应部报主管副总审批后从合格供应

商信息库中择优选择供应商。

选择的供应商应符合公司的最大利益，保证生产质量、降低采购成

本、物资及时抵达等要求。

若现有供应商档案中无合适供应商，则进行新供应商开发。

第七条新供应商的开发

供应部通过网络寻找、招标等形式，接受供应商报名，广泛收集供

应商基本资料。相关信息整理之后，由供应部内部进行初步审核，确

定是否有合作空间，初步筛选至少三家备选供应商。

供应部与每家备选供应商进行洽谈，要求其提供部分样品用于检

验。

若样品质检合格，供应部通知生产部和技术中心申请小批量试用。

小批量试用合格后，由供应部组织相关部门对供应商进行考评，并制

作考察报告。现场考评通过后，将有关资料经供应部经理审核后送交

主管副总审批，由其确定是否合作并进行价格谈判和确定是否中试。

如需中试再由供应部申请向其进行中试采购，如不需中试则直接确定

为合格供应商。公司对中试采购的物资进行全检，合格后入库。将中

试资料整理后经供应部经理审核后交主管副总审批（重要物资供应商

报总经理审批），由其确定是否为合格供应商。

第八条供应商淘汰

当供应商在供货过程中出现以下状况时，供应部应填写供应商取

消配套资格建议书：

（1）重大质量问题给公司造成损失；

（2）出现问题不整改或屡次不参加协调；

（3）经常不及时交货造成公司生产脱节；

供应商主动提出终止合作关系（需要供应商提出书面申请）。

（4）

供应商取消配套资格建议书由供应链管理员填写，报供应部经理

审核，然后报主管副总组织评审，做出结论：

（1）对生产不会产生影响或影响较小的供应商，直接淘汰；

（2）对生产会产生影响的供应商，待新供应商开发成功后批准淘

汰。

淘汰供应商后，供应部通知相关部门。被淘汰后，供应商要取得货

款余额，需以书面形式向供应部提出申请，申请中应详细说明停止供

货原因、产品型号和停止供货时间。供应部收到供应商申请后，先确

认申请是否属实。而后通知品质部、生产部清查客户索赔情况、生产

损失、库存物资等信息，并出具相应报告到供应部。供应部对收集的

信息与供应商进行签字确认，并报供应部经理和主管副总对处理结果

进行审批，审批通过后报财务部凭付款通知进行付款。

第二节采购基本合同的签订

第九条价格谈判

供应部接收备选供应商的报价及成本核