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煤炭企业档案信息化管理策略浅析

吴丽华

摘要：档案信息化建设主要是指在企业档案管理部门的统筹运作和规范管理前提下，积极

将现代化信息技术应用到企业档案管理工作中，从而能够实现档案管理的信息化、网络化和

数字化，推动企业档案信息资源的有效利用和合理转化。

关键词：煤炭企业；档案信息化；管理策略

档案管理是煤炭企业管理体系建设中不可忽略的一个部分，为企业的长远运营与战略性发展

提供了重要的保障，但是传统的档案管理方法耗费大量的人力物力与财力，并且无法保障档

案管理的效率，不利于发挥档案管理的价值。

1煤炭企业档案信息化管理的优势

1.1有效实现办公与档案管理一体化

在当今大中型煤炭企业，随着往来业务的繁忙和办公规模的激增，导致企业在产品、技术、

合同、财务、销售、人事等诸多环节都产生了大量的办公文件，它们有些和档案管理内容息

息相关，需要及时向档案管理部门整理、提交和归档，运用传统的办公手段必然会导致办公

室和档案管理部工作量的大大激增。通过利用媒体企业的档案管理自动化系统，可以将煤炭

企业的办公基础工作、档案整理工作与档案管理信息化系统做到科学的结合，真正实现办

公、档案管理一体化，极大节省了煤炭企业档案管理的人力和时间，大大提高了部门工作效

率。

1.2方便煤炭企业档案文件的存储与检索

煤炭企业档案管理的核心内容是各种有参考和利用价值的部门文件，常见的有办公文件、人

事档案、技术部图纸、生产部门设备资料等，它们以前大多停留在煤炭企业的办公室、生产

部门、技术部门和人事部门，主要用来指导和管理煤矿生产经营活动，推动煤炭企业的产业

升级和人员优化，这种生产和管理模式给档案管理部门的档案全文搜集、归纳和存储都带来

了极大的难度。通过煤炭企业档案信息化系统建设，档案管理部门可以将原来纸质版的档案

文件经过扫码、数字化处理转化成多媒体资源，归纳存储到档案管理系统的信息化数据库

中。而通过建立相关的检索目录和搜索关键词，可以方便生产部门、技术部门和人事部门自

行开展档案文件的调阅和传阅，这样就为煤炭企业的高效率工作和安全可靠工作提供了极大

的便利。

2煤炭企业档案信息化管理策略

为了充分发挥煤矿企业档案信息化管理的优势，进一步优化企业档案管理模式，莱芜市万祥

矿业有限公司不断开拓创新，主要实施了以下策略：

2.1树立信息化档案管理理念

档案管理部门在煤炭企业的有序运转中发挥着重要的作用，目前企业的工作重点在于彻底改

革过去的档案管理理念，积极引入信息化管理思想以及管理方法，彻底打破传统管理模式的

束缚，积极解放人力，促进实现档案信息化建设目标。但是档案管理工作受落后管理思想的

制约非常明显，主要表现在企业领导以及档案管理人员缺少对档案管理信息化的认识，不能

够准确把握其功能与应用价值，阻碍了信息化档案管理的落实。对此，企业从树立正确科学

的信息化管理理念着手，用正确的管理思想指导档案信息化建设。公司通过召开会议、贯彻

文件、多媒体教学、自主学习等方式，使职工从思想上发生了翻天覆地的变化。一方面，使

领导在思想上重视信息化管理，认识到信息化建设的必然趋势，并在档案信息化管理中发挥

领导以及监督指导作用，尤其是要带领档案管理者改变落后思想，主动为信息化建设贡献力

量。另一方面，调动了全体员工的积极性，使他们在一系列的信息化管理宣传中接受教育与

指导，主动参与档案信息化建设，提高主人翁意识。

2.2完善档案信息化管理制度

煤炭企业档案管理信息化建设正在如火如荼地开展，在此过程中获得了宝贵的经验，同时也

收获了累累硕果，但是不难发现档案信息化管理的规范性较差，主要表现为信息化管理各个

环节的安排比较杂乱无章，各项工作的开展非常混乱，无法有效捋清职责源头，难以保证责

任落实。出现这一情况的一个重要原因在于信息化管理制度建设存在不足，不能为档案的现

代化管理提供完善、规范的制度约束。为了改变这种情况，企业采取各种方式积极推动档案

信息化管理制度建设，确定信息化管理实践中各个岗位以及工作人员承担的职责与工作任

务，把档案管理责任进行分解，全面提升管理人员的责任感以及警惕心，走规范化的信息化

管理道路。另外，在网络档案流转、检索、使用等方面都给出了明确的制度要求，并结合管

理级别分清权限限制档案资料可供使用的人员，维护档案的完整性以及有效性，改进信息化

档案管理程序，为企业的有序运转创造良好的条件。

2.3严格把控档案信息安全

实现企业档案工作规范化、标准化要围绕企业档案的保密工作，只有信息安全万无一失，才

能实现档案利用价值的最大化。

对于企业来说，档案是其拥有的重要信息资源，一旦企业涉密信息丢失或泄露，会直接影响