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第十四章 工程项目信息管理

本章重点：项目信息管理的任务；项目报告系；项目管理信息系统的建立；项目管理信息系统总体描述；工程项目文档管理；项目管理中应用软件的主要功能

教学目的：熟悉项目管理信息系统，了解项目管理中应用软件的主要功能教学时数：2

教学方法：利用多媒体，以讲授为主

第一节 概述

一、项目中的信息流

1、项目实施过程中的四种流动：

A工作流B物流C资金流D信息流

这四种流动过程之间相互联系、相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。其中，信息流是项目的神经系统，将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。

2、信息流主要包括两个信息交换过程项目与外界的信息交换过程项目内部的信息交换

二、项目中的信息

项目中的信息主要包括：

●项目基本情况的信息

●现场实际工程信息

●各种指令、决策方面的信息

●其他信息

信息应符合的基本要求：

●专业对口

●反映实际情况

●及时

●简单，便于理解三、项目信息管理的任务

组织项目基本情况的信息,并系统化,编制项目手册.项目报告及各种资料的规定.

按照项目实施,项目组织,项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程,在实际工作中保证系统正常工作,并控制信息流.

文档管理工作

四、现代信息科学带来的影响

●信息技术加快了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度。

●项目的透明度增加，人们能够了解企业和项目的全貌。

●总目标容易贯彻，项目经理和上层领导容易发现问题。

●信息的可靠性增加。

●为项目提供了更大的信息容量。

●使项目风险管理的能力和水平大为提高。

●现代信息技术虽然加快了项目中信息的传输速度，但并未能解决心理和行为问题，甚至有时还可能引起反作用。

第二节 工程项目报告系统

一、工程项目中报告的种类

项目中涉及的报告主要包括：

●按时间可分为：日报、周报、月报、年报；

●按项目结构可分为：工作包、单位工程、单项工程、整个项目报告；

●专门内容的报告：如质量报告、成本报告、工期报告；

●特殊情况的报告：风险分析报告、总结报告、特别事件报告；

●以及状态报告、比较报告等。二、报告的作用

●作为决策的依据

●用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果

●总结经验，分析项目中的问题

●通过报告来激励各参加者

●提出问题，解决问题，安排后期的计划

●预测将来情况，提供预警信息

●作为证据和工程资料三、报告的要求

为了达到项目组织间顺利的沟通，报告必须符合如下要求：

●与目标一致

●符合特定的要求

●规范化、系统化

●处理简单化，内容清楚

●报告的侧重点要求四、项目报告系统

项目报告系统的组成

其中项目月报是最重要的项目总体情况报告，项目月报的编制如下图所示：

项目月报的组成内容通常包括：

1、概况

●简要说明在本报告期中项目及主要活动的状况

●项目形象进度

●计划与实际工期的对比

●成本状况与成本曲线

●对质量问题、工程量偏差、成本偏差、工期偏差的原因说明

●总的趋势分析

●下一报告期的关键活动

●下一报告期必须完成的工作包

●工程状况照片

2、项目进度详细说明

3、预计工期计划

4、按分部工程列出各个施工单位

5、项目组织状况说明

第三节 工程项目管理信息系统

项目管理信息系统：在项目管理中，信息、信息流通和信息处理各方面的总和。管理信息系统是将各种管理职能和管理组织沟通起来并协调一致的神经系统。

项目管理信息系统模式：

一、项目管理信息系统的建立

信息系统是在项目组织模式、项目管理流程和项目实施流程的基础上建立的，其步骤如下：

●信息的需要

●信息的收集和加工

●编制索引和存贮

●信息的使用和传递渠道二、项目管理信息系统总体描述

项目管理信息系统可以从如下几个角度进行总体描述：

●项目参加者之间的信息流通

●项目管理职能之间的信息流通

●项目实施过程的信息流通

项目管理系统是一个非常复杂的系统，它由许多子系统构成，可以建立各个项目管理信息子系统。如成本计划可由下图来表示。

第四节 工程项目文档管理

文档管理：指的是对作为信息载体的资料进行有序地收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用和常用的信息的过程。

一、文档管理的基本要求

项目文档系统有如下要求：

●系统性，即包括与项目相关的、应进入信息系统运行的所有资料并限制它们的范围。

●各个文档要有单一标志，能够互相区别。

●文档管理的责任落实，即有专门人员或部门负责资料工作。二、项目文档的特点

资料是数据或信息的载体。在项目实施过程中资料上的数据有二种：

●内容性数据

●说明性数据

通常，文档按内容性数据的性质分类，而具体的文档管理，如生成、编目、分解、存档等以说明性数据为基础。

三、项目文档系统的建立

1、确定资料特征标识（编码）

最简单的编码形式