文件和档案管理制度.pdf

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文件档案管理制度

一、目的

1、为标准平安管理体系文件的管理，对包括职业健康平安

在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制。以确保各

过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有

效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件。防止

各部门误用作废文件。

2、对平安记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，

为平安管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯

性。

二、范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废

等过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文

件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于

公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制、实施

及使用。

三、职责

1、各过程管理部门职责：

1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

1.2负责对所需的文件进行筹划并安排专人编写。

1.3负责过程管理文件的〔程序、规定、制度、表格〕组织编

.

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制。

1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好

相应的记录。

1.5负责文件更改内容及修订等。

2、生产部职责：

2.1负责生产管理手册的编制。

2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

4、各部门负责本部门记录的建立与管理。

四、程序内容

1、确定文件种类

1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文

件分为外来文件、综合管理体系文件。

1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、

法规、条例和标准〔见法律法规的识别与评价程序〕；上级部门

下发的通知、要求、规定和方法；相关方的期望和要求。

1.3综合管理体系文件

a.平安生产管理性文件；

b.环保平安相关文件；

c.消防平安相关文件。

1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

.

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a.各类分析/评价/统计数据；

b.特种设备〔如叉车〕及其附件的平安技术监察〔检测〕资

料；

c.建设〔工程〕工程可行性研究报告、评价报告、设计方案

和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.设施的设计、运行技术资料；

g.供给商和承包商档案；

h.作业许可证等；

i.其他资料。

2、提出文件的编制和修改需求

2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须

向过程负责人提出申请。

2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求，汇报总经理处

得到确认许可，方可进行编制修改。

3、指定编写人

3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行筹划并安排专人编写。

3.2主要管理规程由行政部负责编制；各部门的各过程管理类文

件〔管理过程的程序、规定、表格〕由过程负责人负责组织编制；

4、进行编写

4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式根本

.

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内容：

a.目的：明确编制本文件要到达的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管

理范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、

时限

f.相