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档案管理制度

档案管理制度

档案管理制度1

为了保护档案的安全和完整性，需要采取一系列的档案管

理制度。以下是一些通用的档案管理制度。

一、档案保密制度

1.遵守党和国家有关保密工作规定，防止档案材料中有关

保密的内容泄露。

2.指定政治可靠、工作责任心强的专（兼）职人员进行档

案材料的集中管理。

3.严禁私自将档案资料带出档案室，所有需要保密的档案

资料的借阅必须经过审批手续。

4.经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专

人进行销毁，不得当废纸处理。

5.档案工作人员要严守工作岗位，下班、外出时要认真清

理、存放好档案，并遵守关窗、落锁制度。

6.一旦发现档案材料有丢失情况，档案人员要及时向有关

领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

二、立卷归档制度

1.学校各部门要收集、整理、立卷、归档所有具有保存价

值的文件材料，并按照规定向档案室移交，不得占为己有或擅

自处理。

2.学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月

份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。

科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结

束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

3.学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

4.卷内文件应齐全完整，收文应有正文、附件、办理结果；

发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分

材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

5.卷内文件排列要按照正文在前，附件在后；印本在前、

底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。

卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优

良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷

内金属物。

6.案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，

能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填

写要字迹工整清洁。

7.文件材料归档后，档案人员应根据便于保管、方便利用

的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到

排列有序，并按年代和保管期限编号。

8.归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

三、档案保管制度

1.档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

2.档案库房必须安装防盗门、防盗窗和双保险锁，库房照

明必须使用白炽灯。

3.严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品或其他物品。

对库内照明线路要定期检查，发现问题及时抢修，防止短路引

起火灾。

四、档案管理制度

1、要做好“五防”工作，防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防

潮。

2、定期检查、清理、核对档案资料，如发现问题要及时

报告领导，并对破损或褪变的档案进行抢救处理。

3、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带

入库房。档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理

人员未经许可不得随意入内。

四、档案查阅制度

1、积极开展档案利用工作，提高服务质量，满足各方面

的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。

2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主

动、及时、准确提供利用。

3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记

手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档

案室。

4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档

内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，

办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还，如超过规定时间

还需借用，应办理续借手续。

6、利用者必须遵守保密规则，未经有关领导同意，不准

复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交

档案室保存。

7、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

8、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出

书面材料，利于采取补救措施。

五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度

1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关

于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

2、失去保存价值