岗位说明书：行政专员 办公室秘书.docx

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模块二：职务分析与岗位设置

模块二：职务分析与岗位设置

岗位说明书：行政专员/办公室秘书

岗位说明书：

行政专员/办公室秘书

行政管理部门岗位说明书

行政管理部门

岗位说明书

POSITIONDESCRIPTION岗位说明书

行政专员/办公室秘书

使用说明：此为岗位说明书标准模板，设置项目及内容相对完整，仅供参考，由于每个企业的实际情况不一样，需要根据自身需求进行选择性使用或者进行适当调整；其中的业绩衡量标准，这里不再详细列出，企业应结合实际的绩效考核要求进行相关描述，或者在说明书中取消而在绩效考核环节中突出。

基本信息：

职务名称

行政专员/

办公室秘书

工作性质

直属上级

行政经理

职位代码

工作地点

所辖人员

定员人数

2

所在部门

行政管理部

审核人

职系

直属部门

批准人

总经理

职等职级

工资等级

填写日期

工作概述：

落实公司日常办公的行政服务工作，管理公司的后勤服务工作，提供行政服务支持以及后勤保障。

工作职责：

时间分配

主要职责

职责描述

业绩衡量标准

10%

参与拟定公司行政工作规划及行政管理制度

参与拟定公司行政工作规划

略

参与拟订公司行政管理制度，并监督执行，确保行政管理工作顺利进行服务到位

安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障

50%

日常办公方面的行政服务

接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话

略

收发与回复日常邮件

撰写会议通知会议记要日常信件和工作报告

会谈会务安排

将信件及其他记录归档

备份信件及其他文档

安排商务旅行，做好预订工作

接待访客

采购分发和控制办公用品

必要时分发钱款，进行简单的账务管理

翻译工作（根据需要）

35%

后勤服务管理

负责公司办公家具设备用品的选购与使用管理

略

负责公司各类设备设施维护，水电气热等能源后勤保障工作

进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水用电情况

办理公司购车车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用

对公司人员申领办公用品进行记录发放管理及流程优化

5%

上级临时下达的任务

完成上级交办的其他工作任务

略

工作权限：（企业应根据实际情况填写）

权限项目

权限内容

决策权

审核权

监督权

建议权

对行政工作规划行政管理制度的建议权

用人权

考核权

其它

工作关系：

内部协调关系

直接上级：行政经理

同事（同级）：部门内其他主管

直接下属：前台秘书……（后勤信息保卫等）

间接下属：部门人员

外部协调关系

政府部门媒体合作伙伴等

工作关系图：

行政经理

行政经理

内部

内部

行政专员/秘书政府部门媒体合作伙伴等

行政专员/

秘书

政府部门媒体合作伙伴等

部门内其他同事；各部门

外部

注：该图是本职位直接组织关系（包括纵向的汇报和管理关系，横向的协调合作关系）的示意图，间接的汇报和管理关系不做进一步的标注，如需要明确本职位上一级或下一级的汇报和管理关系，请参见直接上级主管或下属的职位组织关系图。

可直接晋升职位

可晋升至此职位

可转换轮岗职位

任职资格：

教育背景

秘书中文新闻公关行政管理等相关专业大专以上学历。

培训经历

接受过文书写作档案管理会务组织财务知识服务礼仪等方面的培训。

经验

1年以上行政工作经验。

知识及技能

熟悉日常办公行政服务要求以及后勤服务管理流程；

具备较高的职业服务礼仪水平；

具备扎实的文字功底；

具有良好的沟通与协调能力；

具有一定的计划与执行能力；

对公司内外部都具有较强的服务意识；

良好的口头及书面表达能力；

具备较好的英文听说读写能力；

熟练使用办公软件。

态度和品质

正直坦诚乐观自信，亲和力强；

细致严谨踏实勤恳，思维活跃；

好学上进工作热情，责任心事业心强；

良好的团队合作精神敬业精神和职业道德操守。

其它任职要求（根据需要）

兴趣爱好：

个性特征：

性别：

年龄：

体能需求：

工作条件：

工作场所

办公室

环境状况

舒适

工作时间

正常

工作均衡性

不忙

危险性

基本无危险

职业病

无职业病危险。

工具设备

计算机（台式机）一般办公设备（电话传真机复印机打印机Internet网络）通讯设备等

备注：