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物资公司增值税发票智能管理系统的设计

为高效完成物资公司发票验审工作，本文提出一种设计方案，并

介绍了本方案的设计目标、系统架构、系统功能设计等。该系统能够

有效减少人工误差、提高工作效率。

【关键词】增值税发票识别发票验审查询

国网河北省电力公司物资分公司合同管理部主要负责国网公司、

省公司两级采购所有方式的物资合同的签订、结算以及供应商服务管

理等工作。随着“物资集约化管理”体系建设的不断深入，合同管理工

作量急剧倍增，大量的发票验审工作向物资公司集中，人工审核增值

税发票工作量大而且容易出错，针对该问题，物资公司提出建设增值

税发票智能管理系统，采用增值税发票扫描识别技术，将增值税发票

进行扫描识别，将非结构化数据转换为结构化数据，通过接口与ERP

系统进行数据交互，从而实现发票录入、发票验审、发票过账等环节

的自动化、智能化进行，由机器代替人工，提高单据验审与账务处理

的工作质量，保证业务人员高效率、高质量的完成发票验审、结算工

作。

1需求分析

1.1发票数据录入

传统的发票录入工作由人工完成，每份发票的票面信息都要录入

至EXCEL表中进行归档，并且数量多，每份合同可能会对应少则一张

多则几十张增值税发票，所以我们选用高速馈纸式扫描仪，可以支持

1

批量发票扫描，确保发票数据的快速录入。

1.2发票验审

发票验审工作主要是审核发票开票信息是否有误，审核发票抬头

信息、审核供应商信息、审核发票开票日期、审核发票金额税额是否

与到货信息一致等，针对该问题我们需要抽取ERP系统中的订单数据

和供应商数据与扫描识别得到的发票数据进行比对，比对一致才允许

录入系统。

1.3发票过账

发票过账工作主要是进行发票、采购订单、入库单三单匹配工作，

在ERP系统进行发校验操作。该环节最大的问题是发票数量较多，并

且发票校验操作需要填写采购订单号、金额、含税金额、日期、摘要

等数据，录入信息量较大，针对该问题，我们将充分利用扫描采集到

的发票数据，将发票数据自动填写到发票校验界面、自动调整税差、

自动生成摘要，财务人员只需审核数据便可完成发票校验操作。

1.4文档在线存储及查询

原始单据的查询，原始方式便是在档案室找到对应的发票，但这

种方式较为费事费力，针对该问题我们可将扫描采集到的发票影像信

息，根据采购订单或发票号发票代码为索引，在ERP系统DMS模块

中建立归档，通过链接便可以实现原始票据的在线查询。

2增值税发票智能管理系统的设计

2.1设计目标

实现增值税发票的批量扫描识别、实现增值税发票的自动验审、

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实现增值税发票的自动过账、实现增值税发票单据影像在线查询。

2.2主题思路

发票验审业务的实质就是根据ERP系统内的采购订单数据与收

货数据验审供应商开具的增值税发票数据，主要验审内容为：验审抬

头数据是否正确、验审开票供应商数据是否正确、验审发票金额是否

与收货金额一致、验审开票日期是否在有效范围之内。传统的方式是

供应商将发票送交至验审窗口，验审人员登录系统找到对应的订单然

后核对数据是否正确，这样验审效率较低。

2.3构架设计

实现发票自动验审的前提是需要拥有采购数据，所以我们设计通

过接口将采购订单数据传输至增值税智能管理系统中，扫描发票数据

并时，系统会将采购订单数据与发票数据进行比对校验，从而实现发

票数据的初步验审。

图1：系统基本构架

2.4系统功能设计

系统的架构是先扫描、再验审然后过账的一条线处理方式。采用

多模块结构。按照功能模块的功能，可把系统划分如下：

2.4.1扫描识别系统

（1）登录验证：操作人员输入纳税人识别号登录系统，经过系

统验证后，将该供应商对应的采购订单等信息列出。

（2）待结算合同清单显示查询：登录后，将能直接浏览到未结

算的采购合同，并显示各合同的工厂名称、合同不含税金额、合同总

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额等信息，供应商可以选择需结算的合同进行发票扫描。

（3）发票扫描：完成扫描后，系统将发票票面信息转换成结构

化文件