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物资公司增值税发票智能管理系统的设计
为高效完成物资公司发票验审工作,本文提出一种设计方案,并
介绍了本方案的设计目标、系统架构、系统功能设计等。该系统能够
有效减少人工误差、提高工作效率。
【关键词】增值税发票识别发票验审查询
国网河北省电力公司物资分公司合同管理部主要负责国网公司、
省公司两级采购所有方式的物资合同的签订、结算以及供应商服务管
理等工作。随着“物资集约化管理”体系建设的不断深入,合同管理工
作量急剧倍增,大量的发票验审工作向物资公司集中,人工审核增值
税发票工作量大而且容易出错,针对该问题,物资公司提出建设增值
税发票智能管理系统,采用增值税发票扫描识别技术,将增值税发票
进行扫描识别,将非结构化数据转换为结构化数据,通过接口与ERP
系统进行数据交互,从而实现发票录入、发票验审、发票过账等环节
的自动化、智能化进行,由机器代替人工,提高单据验审与账务处理
的工作质量,保证业务人员高效率、高质量的完成发票验审、结算工
作。
1需求分析
1.1发票数据录入
传统的发票录入工作由人工完成,每份发票的票面信息都要录入
至EXCEL表中进行归档,并且数量多,每份合同可能会对应少则一张
多则几十张增值税发票,所以我们选用高速馈纸式扫描仪,可以支持
1
批量发票扫描,确保发票数据的快速录入。
1.2发票验审
发票验审工作主要是审核发票开票信息是否有误,审核发票抬头
信息、审核供应商信息、审核发票开票日期、审核发票金额税额是否
与到货信息一致等,针对该问题我们需要抽取ERP系统中的订单数据
和供应商数据与扫描识别得到的发票数据进行比对,比对一致才允许
录入系统。
1.3发票过账
发票过账工作主要是进行发票、采购订单、入库单三单匹配工作,
在ERP系统进行发校验操作。该环节最大的问题是发票数量较多,并
且发票校验操作需要填写采购订单号、金额、含税金额、日期、摘要
等数据,录入信息量较大,针对该问题,我们将充分利用扫描采集到
的发票数据,将发票数据自动填写到发票校验界面、自动调整税差、
自动生成摘要,财务人员只需审核数据便可完成发票校验操作。
1.4文档在线存储及查询
原始单据的查询,原始方式便是在档案室找到对应的发票,但这
种方式较为费事费力,针对该问题我们可将扫描采集到的发票影像信
息,根据采购订单或发票号发票代码为索引,在ERP系统DMS模块
中建立归档,通过链接便可以实现原始票据的在线查询。
2增值税发票智能管理系统的设计
2.1设计目标
实现增值税发票的批量扫描识别、实现增值税发票的自动验审、
2
实现增值税发票的自动过账、实现增值税发票单据影像在线查询。
2.2主题思路
发票验审业务的实质就是根据ERP系统内的采购订单数据与收
货数据验审供应商开具的增值税发票数据,主要验审内容为:验审抬
头数据是否正确、验审开票供应商数据是否正确、验审发票金额是否
与收货金额一致、验审开票日期是否在有效范围之内。传统的方式是
供应商将发票送交至验审窗口,验审人员登录系统找到对应的订单然
后核对数据是否正确,这样验审效率较低。
2.3构架设计
实现发票自动验审的前提是需要拥有采购数据,所以我们设计通
过接口将采购订单数据传输至增值税智能管理系统中,扫描发票数据
并时,系统会将采购订单数据与发票数据进行比对校验,从而实现发
票数据的初步验审。
图1:系统基本构架
2.4系统功能设计
系统的架构是先扫描、再验审然后过账的一条线处理方式。采用
多模块结构。按照功能模块的功能,可把系统划分如下:
2.4.1扫描识别系统
(1)登录验证:操作人员输入纳税人识别号登录系统,经过系
统验证后,将该供应商对应的采购订单等信息列出。
(2)待结算合同清单显示查询:登录后,将能直接浏览到未结
算的采购合同,并显示各合同的工厂名称、合同不含税金额、合同总
3
额等信息,供应商可以选择需结算的合同进行发票扫描。
(3)发票扫描:完成扫描后,系统将发票票面信息转换成结构
化文件
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