某省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则.doc

福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则

第一部分总则

第一条依据：交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。

第二条适用范围：在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建改建扩建等有关活动的参建单位。

第三条定义：高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理维护改建和扩建具有保存查考利用价值的各种类型载体的历史记录。

高速公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。

第二部分工作组织与职责

第四条遵照国家档案工作实行“统一领导分级管理”的原则，省高指对各项目法人设计施工监理试验检测单位的档案赋有监督指导咨询和检查职能。

第五条高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织协调和监督指导等管理职责。实行“两纳入”“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制合同管理制；与工程建设同步收集同步整理同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度半年度年度检查考核范畴。

第六条按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集整理归档应由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集整理归档工作，同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。

项目监理单位在做好监理文件材料收集归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成收集和整理归档工作进行监督检查，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集整理归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位项目法人质监部门和上级档案部门的监督检查。

第七条项目法人单位与设计施工监理试验检测科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，特别是在与设计单位签订合同时，要求设计单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。档案管理专门条款如下：

（一）收集整理依据：《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》《福建省公路建设项目档案管理办法》《福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则》及国家省有关公路建设项目档案管理有关法律法规；

（二）归档份数：原件完整1套；

（三）载体形式：纸质文件与电子文件同时归档；

（四）移交内容及套数：见第五部分第三十八条；

（五）完成时间：各设计施工监理试验检测单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的整理归档和向项目法人单位的移交工作；

（六）违约责任：合同段未完成项目档案整理归档移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的10%作为违约金。

第八条各参建单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络（见下图），指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集整理立卷归档和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。

（一）项目法人单位档案管理框架图

分管领导

分管领导：副总或总工

专职档案员

专职档案员

征迁办档案员人事部档案员财务部档案员

征迁办档案员

人事部档案员

财务部档案员

现场管理处档案员

工程部档案员

综合部档案员

各施工单位档案员各试验检测单位档案员各总监办档案员各代表处档案员质安部档案员

各施工单位档案员

各试验检测单位档案员

各总监办档案员

各代表处档案员

质安部档案员

（二）施工单位（项目部）档案管理框架图

分管领导：总工或技术负责人

分管领导：总工或技术负责人

专职档案员

专职档案员

农资办档案员工地试验室档案员综合管理部档案员计划合同部

农资办档案员

工地试验室档案员

综合管理部档案员

计划合同部档案员

物资设备部档案员

安全环保部档案员

工程技术部档案员

施工队伍档案员

施工队伍档案员

（三）监理单位（总监办）档案管理框架图

分管领导：总监或副总监

分管领导：总监或副总监

专职档案员

专职档案员

综合部档案员合同计量部档案员工程技术部档案员

综合部档案员

合同计量部档案员

工程技术部档案员