船舶代理调度工作流程样本.docVIP

船舶代理调度工作

步骤

一.填制船舶调度日志和船舶动态表

1.天天早上正常上班前，负责和港方联络，将船舶进出港情况、作业余数、开/完工时间等统计在调度日志上。

2.非节假日时间，依据调度日志填写当日船舶动态表。动态表内容包含前二十四小时之内开航船舶开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港，节假以后第一天上班还应包含节假日期间开航船舶；以后二十四小时内预抵船舶来港任务、预抵时间；当日作业船泊作业进度；锚地船舶情况等。

3.复印船舶动态表交部门经理，由其分发给企业相关责任人。动态表能够以电子形式进行。

二.来电处理

1.收到船长/委托方相关船舶确实报电后，立即以电话形式将确报时间、吃水（如需要）等通知局调、海事值班室等相关方，并在该电文上注明接收电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确事项统计在调度日志上。

2.收到没有申报船舶来电，立即转计划委托人员。

3.收到有借支要求、需加油等电文，立即通知对外结算人员由其进行必需追加索汇工作，做好已通知统计。待财务落实费用后，通知相关供方进行供给。

4.接到船员入境来电后，负责一直华船员经过总企业拍邀请电。

5.收到委托方/船长要求加水来电，应以电话方法通知供方立即供给，并在原电文上注明做好已通知统计、或在单船作业统计上做统计。

6.收到船方宣载或备妥装卸作业条件来电，按港口通例立即通知相关方，并在原电文上注明通知人及通知时间。

7.收到需转船方船员信件、电文、海图等，在单船作业统计上注明，以提醒外勤转交，并将上述物品合适放置保管。对误投或收信不着函件立即退还经理办。

8.收到船长/委托方要求购置连云港及其它地方海图来电后，通知海事总值班室送船，在原电文上注明通知人和通知时间。如在本港海事采购不着且船舶停靠时间许可，联络其它海图企业购置。如无法购置/购置不着，则复电通知。

9.收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估电文后，通知对外结算人员使其了解可能费用发生情况。填写对应申请转检验机构或装卸企业，做好通知统计，申请一份留底。

10.立即处理部门经理转来其它电文。

三.发送信息

1.指泊电

依据船长第一次确报电（来港近也可依据委托方相关确实报电），以电报或电传形式向船长拍发指泊电。指泊时依据来船吃水分别指定对应锚地。如船舶来自国外港，同时索取电检资料。对大型卸货船问询前后吃水、TPC。

2.抵港电

依据单船作业统计内容，在船舶抵港后立即（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方汇报以下内容：

1）抵港时间2）船舶存油水

3）船舶前后吃水4）估计靠泊/靠泊时间（如有）

5）开装/卸时间（如有）6）估计完装/卸时间（如可估计）

3.离港电

依据外勤单船作业统计，在船舶开航后立即（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方汇报船舶离港情况，关键内容有：

1）装卸完时间2）完装数量（仅装货船舶）

3）存油水量4）前后吃水

5）离港时间6）预抵下港时间

假如船舶下一港为中国港口，同为PENAVICO代理，则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短，可电话通知。

4.在港动态电

4.1对停靠作业、锚地作业，依据外勤人员或港方调度提供最新船舶动态，天天至

少一次以书面形式向委托方汇报船舶动态。

4.2船舶靠泊作业后，立即（不晚于半个工作日）向委托方汇报靠泊时间，开工时间

及估计完工时间

4.3遇有严重影响装卸进度作业停工情况，立即汇报委托方。恢复作业后，作好作

业恢复通知。

4.4在本港进行非装卸作业（如加油、修理等）船舶，依据委托方具体要求向其

汇报相关动态。

4.5按企业要求，向企业报在港船舶动态。

4.6如有长久委托方要求定时定时向其报送港口相关动态，则按其要求报送。

4.7依据情况，随时向相关发送消息。

5.动态联络合格率

做好船舶信息发送工作，确保船舶动态联络合格率不低于98%。动态联络合格率计算公式：资料齐全、联络立即船舶艘数/代理船舶总艘次×100%。

四.和口岸单位、船方、企业内部信息联络和沟通

1.和口岸单位联络

得到港方调度相关船舶作业计划安排后，立即将计划通知相关检验单位；如有二十四小时之内无法靠泊船舶，将该船舶相关情况通知海事相关监督站，申请缓办进口手续；同时去海关码头值班室办理预办手续，在调度日志上做好统计。

收到来自船方、引水或其它方面报来相关船舶