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电话干扰的原因及解决方法

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浪费时间的原因

电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。

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1．害怕冒犯别人

你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。

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2．希望保持消息灵通

不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。

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3．自我膨胀

别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。

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4．享受社交的乐趣

有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。

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解决的方法

电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。

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1．阻绝干扰

很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。

（1）处理

如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。

（2）转接

如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。

（3）暂缓

如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。

（4）速办

如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。

圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：

◆(处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。

◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他?

◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗?

◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。

如果你没有助理怎么办？

那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。

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2．集合所有电话

在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。

良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：

◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。

◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?

◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。