实用文秘英语-会务管理教案资料.pdfVIP

第三节会务管理

一、谈论会议准备情况

1.常用词句

Theroomisreadyforthemeetingandhereisthefinalagenda.灰常已布置好了，这是会议

的正式议程。

Ihavegiventhecommitteemembersinformalnoticeofthemeeting,eitherbytelephoneor

bymemo.我已通过电话或便函将此会议非正式地通知了每位委员。

MissChen,Areyougettingeverythingreadyforthemeeting?陈小姐，有关开会的事情都

准备好了吗？

Mr.Kent,wouldyouliketoexchangesomeideaswithMr.Brentbeforenextweek’smeeting?

肯特先生，在下周开会前，你是否想与布伦特先生交换一下意见？

2.范例

实例

K:MissChen,themeetingisscheduledfrom2:00thisafternoon.Haveyoumadethe

necessaryarrangement?

S:Yes,Mr.Kent.We’llusetheconferenceroomforthemeeting.

K:That’sfine.Themeetingisveryimportant.Whereshalltheguestsbereceivedbeforethe

meetingbegins.

S:Inthediningroom.It’sspaciousthere.

K:OK,Howwouldyouseatourguests,MissChen?

S:We’vepreparednamecardstobeputontheconferencetableforgueststositby.What

timewouldyoulikerefreshmentsserved,Mr.Kent?

K:Well,aftermyreportthere’llbeanintervalforrestandrefreshments.

S:Allright.Isee.

译文：

K:陈小姐，会议计划在今天下午20:00开始。你作好安排了吗？

S:是的，肯特先生。我们使用会议室开会。

K:那很好。这个会议很重要。开会前在哪里接待来宾？

S:在餐厅，那里比较宽敞。

K:好的。你怎么安排来宾就座呢，陈小姐？

S:我们已经准备了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。您希望什么时候供应点

心，肯特先生？

K:哦，在我报告后休息时间供应点心。

S:好吧。我明白了。

二、安排会务活动

1.常用词句

Pleaseputtheminutebook,draftoftheresolutions,agendaofthemeeting,paperandpencil

onthedesksofalltheboardmembers.请将会议记录本、决议草案、会议议程、纸盒铅笔放在

每位代表的桌子上。

We’vepreparednamecardstobeputontheconferencetableforgueststositby.我们已经

准备好了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。

Pleaseserveteaandbiscuitsforthemembers.请为会议提供茶水和点心。

Pleasetakenotesofthemeetingandsummarizethediscussions.请做好会议记录，并写出

会议讨论总结。

2.范例

实例

K:MissChen,themon