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档案管理系统简介

-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

档

案

管

理

系

统

内

容

简

介

——制作人：☆殇※凌乱☆

2011.4.25

2

概述：

众所周知，档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。在过

去，部门都采用纸张资料保存档案，不仅消耗大量人力物力，更是容易受人员

流动和环境变化而导致档案丢失，无法完整、长期的保存。

随着现代信息技术的发展，为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有

效的手段和工具——“档案管理系统”。该系统能够把部门信息档案清晰而完

整的保存在数据库中，不仅省时省力，而且操作方便、安全性高。

档案管理系统的主要功能：

1、档案的移交功能：

档案的来源多种多样，不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转

移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移，利用

档案管理系统，可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。

2、档案的校正功能：

档案归档后，档案信息是不允许轻易修改或变更的，但在档案管理的实际

活动中，因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统，

可以高效、准确的校正档案资料，节省了时间，提高了效率。

3、档案的鉴定功能：

在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调

整保管期、密级调整或开放等各种情况，档案管理系统会自动对档案保管期进

行校验，对接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。

4、档案的保存功能：

由于采用高端信息数据库技术作为强大支持，档案管理系统中的数据可以

自动安全的保存，即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信

息，安全而且实用。

5、档案的销毁功能：

在档案的保存和利用过程中，因种种原因，有些档案需要销毁。档案的销

毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。

系统提供两种销毁方式：

（1）、彻底删除方式，执行这种销毁方式后，系统将该档案的记录从数据库中

彻底删除。

（2）、正常销毁方式，执行这种销毁方式后，系统只是将该档案打上销毁标

记，并未从数据库中物理删除该档案记录，但此后，该档案将无法被利用，如

无法被查阅、下载、复印等。

部门将获得的益处：

3

1、促进企事业档案资源的共享

对档案资源的管控突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修

改、上传档案。

2、加强档案安全性

多层次、多方面的安全管控来确保档案的安全共享以及保存、使用。

3、省时省力

不必再为档案管理工作的繁杂而苦恼，因为档案管理系统会清晰的分类、即

时调用、省时省力，方便快捷。

档案管理系统的特点：

1、各种类型档案的全面、集中管理；

2、基于浏览器的管理窗口；

3、自动建立各种索引，方便查找；

4、通过权限的设置来确保档案的安全性；

5、用户的各种操作，档案的更新都有详细的记录。

主要功能

-电子文件管理

管理各种类型的电子档案，全方位的索引、浏览及查询；

可以选择是通过邮件附件还是文件链接来分派文件；

版本控制、强大的附件管理能力；

基于浏览器的档案共享。

-纸质文件、传真等文件管理

支持A6-A3高速文件扫描仪；

支持A2-A0大幅面扫描仪,扫描工程图；

支持中、英文文字识别；

-文件流